Если в организации принято, что помощник готовит проекты резолюции перед отправкой документов на рассмотрение, то для этого ему придет задание. Если помощник ранее подготовил проект резолюции, а руководитель вернул его на доработку, то помощнику придет задание на доработку проекта резолюции.

Для руководителя, который рассматривает входящие документы в бумажном виде, помощник может быстро распечатать подготовленный проект резолюции.

Примечание. Если задание на рассмотрение отправил помощник руководителя или замещающий помощника, то задание придет напрямую руководителю.

Подготовка проекта резолюции

1.Откройте карточку задания на подготовку проекта резолюции и ознакомьтесь с вложенными документами.

Совет. Чтобы ознакомиться с документом, не открывая его в приложении-редакторе, используйте кнопку Предпросмотр. Область вложений заменится на панель предпросмотра, на которой отобразится содержимое вложенного документа. Чтобы вернуться к списку вложенных документов, нажмите на кнопку Вложения.

Помощник руководителя может добавить или удалить документы из областей вложений «Приложения» и «Дополнительно».

2.Если у вас есть замечания к документам, верните их инициатору. Для этого напишите замечания в тексте задания и выполните его с результатом Вернуть инициатору.

3.Если замечаний к документу нет, подготовьте проект резолюции. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Добавить поручение, заполните, сохраните и закройте карточку поручения.

Примечание. Из области вложений в поручение автоматически добавляются только документы. Например, если в области вложений задания находится ссылка на запись справочника или на задачу, то они не появятся в поручении. Документы из группы вложений «Дополнительно» нужно добавить в поручение вручную.

Создайте необходимое количество поручений. Они добавятся в группу вложений «Проект резолюции». После того, как руководитель утвердит проект резолюции, поручения автоматически отправятся на исполнение.

4.Выполните задание с одним из результатов:

Отправить на рассмотрение, чтобы отправить проект резолюции руководителю. Он получит задание на рассмотрение входящего документа с проектом резолюции.

Если вы добавили поручения от имени нескольких руководителей, для которых вы готовите проект резолюции, то они получат задания на рассмотрение документа. В задании руководитель увидит подготовленный специально для него проект резолюции.

Примечание. Если необходимо, чтобы руководитель сам вынес резолюцию, то создавать проект резолюции не нужно. Сразу выполните задание с результатом Отправить на рассмотрение. Руководитель получит задание на рассмотрение входящего документа.

Отправить на исполнение, если состав работ, сроки, исполнители понятны без участия руководителя и документ можно сразу передать на исполнение.

При выполнении задания появится сообщение с предложением отправить поручения на исполнение. Нажмите на кнопку Да.

Примечание. Если вы не подготовили проект резолюции, то при выполнении задания появится сообщение:

Нажмите на кнопку Создать поручение. Заполните и сохраните карточку поручения. Отправьте поручение на исполнение. Задание на рассмотрение документа будет выполнено.

После выполнения задания инициатору задачи придет уведомление о завершении рассмотрения.

Принято к сведению, если документ носит ознакомительный характер и по нему не требуется выполнение каких-либо работ. После выполнения задания инициатору задачи придет уведомление о завершении рассмотрения.

Переадресовать рассмотрение, чтобы передать рассмотрение документа сотруднику, ответственному за принятие решений по документу. Перед выполнением задания в поле Переадресовать сотруднику укажите нужного сотрудника.

Если для указанного сотрудника в системе настроен помощник, который предварительно готовит проекты резолюций, то помощник получит задание на подготовку проекта резолюции. Если такого помощника нет, то указанный сотрудник получит задание на рассмотрение входящего документа.

Примечание. Если подготовлен проект резолюции, но вы выполняете задание с результатом Принято к сведению или Переадресовать рассмотрение, проект резолюции удаляется. При выполнении задания появится сообщение об этом.

Подготовка проекта резолюции и передача на рассмотрение в бумажном виде

1.Откройте карточку задания на подготовку проекта резолюции и ознакомьтесь с вложенными документами.

Совет. Чтобы ознакомиться с документом, не открывая его в приложении-редакторе, используйте кнопку Предпросмотр. Область вложений заменится на панель предпросмотра, на которой отобразится содержимое вложенного документа. Чтобы вернуться к списку вложенных документов, нажмите на кнопку Вложения.

Помощник руководителя может добавить или удалить документы из областей вложений «Приложения» и «Дополнительно».

2.Если у вас есть замечания к документам, верните их инициатору. Для этого напишите замечания в тексте задания и выполните его с результатом Вернуть инициатору.

3.Если замечаний к документу нет, подготовьте проект резолюции. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Добавить поручение, заполните, сохраните и закройте карточку поручения. Создайте необходимое количество поручений. Они добавятся в группу вложений «Проект резолюции».

Примечание. Из области вложений в поручение автоматически добавляются только документы. Например, если в области вложений задания находится ссылка на запись справочника или на задачу, то они не появятся в поручении. Документы из группы вложений «Дополнительно» нужно добавить в поручение вручную.

4.На панели действий нажмите на кнопку Печать проекта резолюции. Кнопка доступна, если создано хотя бы одно поручение.

Откроется документ в текстовом редакторе:

ПОДРОБНЕЕ

5.Распечатайте сформированный проект резолюции, приложите его к бумажному экземпляру документа. Передайте документ вместе с проектом резолюции на рассмотрение руководителю.

6.Если у руководителя есть замечания, скорректируйте проект резолюции. Для этого откройте поручения из группы вложений «Проект резолюции» и скорректируйте их. Например, измените ответственных исполнителей, состав работ, сроки.

Если по замечанию к проекту резолюции необходимо создать дополнительное поручение, нажмите на кнопку Добавить поручение. Заполните и закройте его карточку.

Чтобы удалить поручение, в контекстном меню поручения выберите пункт Удалить ссылку.

7.Выполните задание с одним из результатов:

Отправить на исполнение, если руководитель утвердил проект резолюции или замечания незначительные и руководителю не нужно повторно утверждать проект резолюции. При выполнении задания появится сообщение с предложением отправить поручения на исполнение. Нажмите на кнопку Да.

Принято к сведению, если по замечанию к проекту резолюции следует, что документ не требует исполнения. При выполнении задания появится сообщение с предложением удалить поручения. Нажмите на кнопку Да.

После выполнения задания инициатору задачи придет уведомление о завершении рассмотрения.

Доработка проекта резолюции

1.Откройте карточку задания и ознакомьтесь с замечаниями руководителя.

2.Откройте поручения из группы вложений «Проект резолюции» и скорректируйте их по замечаниям руководителя. Например, измените ответственных исполнителей, состав работ, сроки.

3.Если по замечанию к проекту резолюции понятно, что необходимо создать дополнительное поручение, нажмите на кнопку Добавить поручение. Заполните и закройте его карточку.

Примечание. Из области вложений в поручение автоматически добавляются только документы. Например, если в области вложений задания находится ссылка на запись справочника или на задачу, то они не появятся в поручении. Документы из группы вложений «Дополнительно» нужно добавить в поручение вручную.

Если необходимо удалить поручение, в контекстном меню поручения выберите пункт Удалить ссылку.

4.Если есть замечания, которые может исправить только инициатор, или вам нужно переадресовать рассмотрение, отправьте документ на доработку инициатору. Для этого напишите замечания в тексте задания и выполните задание с результатом Вернуть инициатору.

5.После доработки проекта резолюции выполните задание с одним из результатов:

Отправить на рассмотрение, чтобы повторно отправить проект резолюции руководителю. Он получит задание на рассмотрение входящего документа с проектом резолюции.

Отправить на исполнение, если замечания к проекту резолюции незначительные, поручения не нужно повторно отправлять руководителю. При выполнении задания появится сообщение с предложением отправить поручения на исполнение. Нажмите на кнопку Да.

Принято к сведению, если по замечанию к проекту резолюции следует, что документ не требует исполнения. При выполнении задания появится сообщение с предложением удалить поручения. Нажмите на кнопку Да.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024