Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Создание поручения

Простое поручение создается для выполнения работ одним исполнителем. При необходимости для совместной работы над поручением назначаются соисполнители. При этом исполнитель контролирует выполнение работ соисполнителей и принимает результаты их работы. Также для поручения может назначаться контролер, который принимает итоговые результаты от исполнителя.

Как правило, простые поручения используются для исполнения резолюций руководителя по входящим документам, служебным запискам, для выполнения устных поручений.

Создайте поручение одним из способов и определите его тип: простое или составное. Подробнее о том, как отправить составное поручение, см. в разделе «Составное поручение».

Примечание. Особенности создания поручения для сотрудника, который не работает в системе, см. в разделе «Исполнение поручения сотрудником, который не работает в системе».

Чтобы отправить простое поручение:

1.Заполните поля в карточке:

ПОДРОБНЕЕ

*Выдал. Автор поручения, может заполняться автоматически согласно персональным настройкам. В поле можно указать имя одного из сотрудников:

•руководителя, если вы являетесь его ассистентом, и в записи справочника «Ассистенты руководителя» установлен флажок Отправляет поручения от имени руководителя;

•отсутствующего сотрудника, если вы назначены замещающим;

•руководителя отсутствующего сотрудника, если вы назначены замещающим. При этом отсутствующий сотрудник является ассистентом руководителя с возможностью отправлять поручения от его имени;

•сотрудника, который вынес резолюцию по вложенному документу (выполнил задание на рассмотрение входящего документа, рассмотрение входящего документа с проектом резолюции или на рассмотрение адресатом при согласовании по регламенту);

•сотрудника, который выполнил задание на подписание документа в ходе согласования по регламенту или был указан в задаче подписывающим.

Контролер работ по поручению. Поле становится доступным и обязательным для заполнения, если установлен флажок На контроле. Может заполняться автоматически согласно персональным настройкам.

Совет. Если вы создаете поручение от имени руководителя и нужно, чтобы он проконтролировал выполнение работ, то укажите его контролером.

*Исполнитель. Сотрудник, ответственный за выполнение работ по поручению и контроль работ соисполнителей. Получает задания на приемку работ от соисполнителей.

*Срок выполнения работ по поручению для исполнителя.

Если необходимо отправить на исполнение поручение без срока, создайте бессрочное поручение. Эта возможность доступна, если администратор включил соответствующую настройку модуля.

Соисполнители. Сотрудники, которые назначаются для совместной работы над поручением. Выполненные работы соисполнителей контролирует исполнитель.

Общее количество исполнителей не должно превышать 250. Если исполнителей больше, то при старте задачи появится сообщение об этом.

*Срок выполнения работ по поручению для соисполнителей. Поле становится доступным и обязательным для заполнения, если указаны соисполнители. Срок должен быть меньше или равен сроку поручения для исполнителя.

По умолчанию срок поручения для соисполнителей меньше, чем у исполнителя. Так у исполнителя остается время, чтобы свести всю полученную информацию и выполнить задание в срок. Значение, насколько сдвигается срок для соисполнителя по умолчанию, задается администратором.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если система не смогла определить срок соисполнителя, например, он выпал на прошедшее время, то установится текущий день.

Копия. Сотрудники, которые заинтересованы в ходе выполнения работ по поручению. Помимо сотрудников можно также указать роли, группы, подразделения или наши организации. После старта задачи им будет отправлено уведомление.

2.Заполните текст поручения. Укажите, что нужно сделать исполнителю и соисполнителям, если они назначены для совместной работы.

3.Если поручение создается из задания на рассмотрение документа или на создание поручения, то во вложении будет ссылка на документ для исполнения и связанные с ним действующие приложения и приложения в разработке. Если для исполнения поручения понадобятся другие документы, то добавьте их вручную в группу вложений «Дополнительно». Если у участников задачи отсутствуют права на вложения из группы «Дополнительно», то при старте задачи появится сообщение с предложением назначить права доступа.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если поручение создается по устному распоряжению, то вручную добавьте в область вложений документ для исполнения и сопроводительные материалы. Связанные действующие приложения и приложения в разработке добавятся автоматически. При необходимости устаревшие приложения можно добавить вручную.

4.Отправьте поручение исполнителям.

После отправки поручения:

•исполнитель получит задание на исполнение поручения;

•если в поручении указаны соисполнители, то для каждого из них автоматически будет создано задание на исполнение поручения. Задания создаются как подчиненные поручения, для них в начало темы добавляется префикс «>>».

ПРИМЕЧАНИЕ. Если для исполнителя и соисполнителей настроены часовые пояса, то они получат задания со сроком, соответствующим их часовому поясу. Если не настроены, то часовой пояс вычисляется из настроек операционной системы компьютера исполнителя или соисполнителя;

•после выполнения заданий соисполнителями исполнитель получит задания на приемку работ;

•после приемки всех работ исполнитель выполняет свое задание;

•контролер по поручению получит одно задание на приемку работ исполнителя. Он может принять выполненные работы или отправить на доработку.

СМ. ТАКЖЕ