Чтобы наглядно подтвердить факт подписания электронной подписью (ЭП) документ можно преобразовать в формат PDF и добавить отметку об ЭП. Это может потребоваться:

•для пересылки документов по электронной почте внутри холдинга. При этом в организации должны быть положения, которые закрепляют возможность такого обмена документами;

•для передачи приказа или распоряжения сотрудникам на исполнение или ознакомление, в том числе в бумажном виде;

•при создании бумажных копий электронных документов для передачи в контролирующие органы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Преобразование в PDF с отметкой об ЭП недоступно для входящих писем, кроме полученных через сервисы обмена. Чтобы подтвердить получение письма, преобразуйте его в PDF с отметкой о поступлении.

В формат PDF с отметкой об ЭП преобразуются только документы, у которых последняя версия подписана ЭП с результатом «Утверждено». При этом версия документа должна быть в одном из форматов: DOC, DOCX, ODT, PDF, PDF/A, RTF, XLS, XLSX, TXT, ODS, JPG, JPEG, PNG, TIF, TIFF, BMP, GIF.

Чтобы преобразовать документ, в его карточке на панели действий в выпадающем списке Подписание выберите пункт Создать PDF с отметкой об ЭП.

При преобразовании в документ добавляется отметка о подписании ЭП тем сотрудником, который указан в карточке документа в поле Подписал. Если такой подписи нет, то в документ добавляется отметка о последней по времени подписи документа с результатом «Утверждено». При этом если документ подписан:

•квалифицированной ЭП, то в отметке содержится информация о сертификате ЭП, его владельце и сроке действия:

•квалифицированной ЭП на основании электронной доверенности, то в отметку об электронной подписи еще добавляется единый регистрационный номер доверенности:

•простой ЭП, то в отметке содержится ФИО сотрудника, который подписал документ, и его идентификатор в системе:

Если в документе есть метка «», то отметка об ЭП добавляется в место, которое отмечено данной меткой. При этом на метке будет располагаться середина левой границы отметки.

По умолчанию метка добавлена в стандартные шаблоны исходящего письма, сопроводительного письма к договору, приказа, распоряжения, служебной записки, повестки и протокола совещания, устава проекта, итогового и промежуточного отчета по проекту. При необходимости администратор системы может добавить метку в другие шаблоны. Если в документе нет метки, то отметка об ЭП добавляется на последней странице документа внизу.

Если в документе формата DOC, DOCX, ODT или RTF остались примечания, то при преобразовании в PDF они очищаются, а непринятые исправления принимаются. В оригинале документа примечания и исправления сохраняются.

Документы в форматах DOC, DOCX, ODT, PDF и размером до 1 Мб преобразуются сразу. Остальные документы преобразуются через некоторое время. В этом случае система уведомит о том, что преобразование документа началось. Карточку документа можно закрыть. По завершении преобразования появится соответствующее уведомление со ссылкой на карточку документа:

ВАЖНО. Если документ не был преобразован, в истории документа появится запись с комментарием об ошибке. Такая ситуация возможна для зашифрованных документов и документов с некорректным форматом. В этом случае обратитесь к администратору системы.

Для документов более 1 МБ преобразование в PDF выполняется автоматически с помощью асинхронного обработчика ConvertDocumentToPdf на отдельном сервисе. Таким образом, документы даже большого объема преобразуются в PDF незаметно и без нагрузки на систему.

Для документов, которые получены или отправлены контрагентам через сервисы обмена, есть особенности при добавлении отметки об ЭП.

ПОДРОБНЕЕ

При необходимости можно открыть содержимое документа в том формате, в котором он занесен в систему до преобразования. Для этого в карточке документа нажмите на кнопку и выделите версию документа в формате PDF. В контекстном меню версии выберите пункт Открыть оригинал.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024