Документы > Подписание документов

Для подписания электронных документов используется электронная подпись (ЭП). ЭП ставится на конкретную версию документа. Одну версию могут подписать разные сотрудники.

Предусмотрено два вида ЭП: простая и усиленная. Для подписания электронных документов усиленной ЭП, в отличие от подписания простой ЭП, у сотрудника должен быть зарегистрированный администратором сертификат ЭП в системе, а также установлен веб-агент на рабочем месте. При этом, если сертификатов несколько, то будет предложен выбор сертификата.

Различают усиленную неквалифицированную ЭП и усиленную квалифицированную ЭП. Их отличие заключается в аккредитации удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ЭП.

Юридическая сила электронного документа, подписанного ЭП, определяется в соответствии с организационно-распорядительными документами компании и действующим законодательством.

Чтобы подтвердить время формирования ЭП и действительность ее сертификата, администратор может настроить подписание усовершенствованной электронной подписью.

Можно настроить использование облачной электронной подписи. В этом случае закрытый ключ и средство криптографической защиты информации (СКЗИ) хранятся на сервере. Подписание также выполняется на сервере.

При использовании облачной ЭП не нужно устанавливать закрытый ключ и дополнительное программное обеспечение на рабочих местах. Подписание выполняется без веб-агента, поэтому можно работать в том числе на планшете. Кроме того, не надо приобретать лицензии СКЗИ и токены для сотрудников, использующих подписание.

Подписание в системе

В системе подписание документов ЭП может выполняться:

•автоматически в ходе процесса согласования документа при выполнении задания на согласование или подписание;

•вручную из карточки документа.

Сотрудник может поставить ЭП на версию документа, если подписываемая версия не редактируется и у сотрудника есть права на просмотр документа.

Результаты подписания

Подписание возможно с результатами:

•«Согласовано». Означает, что согласующий ознакомился с документом и содержимое документа полностью устраивает его. Также результат подписания «Согласовано» ставится, если согласующий выполнил задание на согласование по регламенту с результатом «Согласовать с замечаниями»;

•«Не согласовано». Означает, что согласующий ознакомился с документом и у него есть критичные замечания, которые не позволяют продолжить согласование;

•«Утверждено». Означает, что подписывающий ознакомился с документом и содержимое документа полностью устраивает его. Подписать документ ЭП с результатом «Утверждено» могут сотрудники, для которых настроено право подписи.

После подписания с результатом:

•«Согласовано» или «Не согласовано» последняя версия документа по умолчанию остается доступной для изменения. На значке документа появится дополнительный значок . При этом администратор может настроить блокировку версии от изменений. В этом случае для изменения текста документа необходимо создать новую версию;

•«Утверждено» последняя версия всегда становится недоступной для изменения, а на значке документа появится дополнительный значок . Для изменения текста документа необходимо создать новую версию. Подпишите новую версию, чтобы утвердить ее.

При подписании документа в системе фиксируется, какой сотрудник и когда поставил подпись. Эту информацию могут просматривать все сотрудники, у которых есть права на просмотр документа.

Если документ подписал и отправил через сервисы обмена контрагент, то на значке документа появится значок внешней подписи . Поступившая версия документа недоступна для изменения, она автоматически преобразуется в PDF.

СМ. ТАКЖЕ