Практические рекомендации > Делопроизводство > Регистрация факта приема первичных учетных документов

Ситуация

Учет и создание первичных учетных документов, например, счетов, актов, накладных, регламентируются учетной политикой организации и входят в компетенцию бухгалтерии. На практике бумажные экземпляры первичных учетных документов часто поступают в отдел документационного обеспечения (секретариат) по почте либо курьером.

Регистрация факта получения бумажных экземпляров первичных учетных документов позволяет:

•установить дату поступления документов в организацию, необходимую для подтверждения своевременности выполнения/невыполнения обязательств, связанных с деятельностью организации;

•при централизованной обработке входящей корреспонденции:

•минимизировать риски потери документов внутри компании, так как на каждом этапе обработки документа, связанном с обменом документами со сторонней организацией, фиксируется местонахождение документа;

•оценить объемы входящей корреспонденции для принятия соответствующих мер по расширению/сокращению штата сотрудников канцелярии.

Возникают ситуации, когда в организацию поступает комплект бумажных экземпляров первичных учетных документов с сопроводительным письмом или без сопроводительного письма. Необходимо отразить факт получения первичных учетных документов.

Примечание. Под комплектом документов понимается один или несколько документов, полученных или переданных контрагенту единовременно, вне зависимости от способа передачи.

Решение

При поступлении в организацию первичных учетных документов:

1.Создайте в системе входящее письмо. Если для дополнительной классификации входящей документации в системе создан отдельный вид документов, то укажите его в карточке документа в поле *Вид документа, например, «Входящая первичная документация».

2.В поле *Содержание укажите кратко перечень поступивших документов.

3.Если комплект первичных учетных документов поступил с сопроводительным письмом, занесите скан-копию письма в версию созданного документа. Подробнее см. рекомендацию по занесению скан-копий документов.

4.Если комплект первичных учетных документов поступил в организацию без сопроводительного письма, создайте документ без содержимого. Для этого заполните поля в карточке документа и сохраните ее. В поле Примечание рекомендуется указать детальную информацию по поступившим документам:

•при небольшом количестве документов отразите данные о виде, номере и дате документов;

•при большом количестве документов отразите данные о видах и количестве документов.

5.Зарегистрируйте документ.

Если вы работаете с модулем «Финансовый архив», то после регистрации факта приема первичных учетных документов занесите поступившие документы в систему с нужным типом документа. Если вы не работаете с модулем, передайте документы в подразделение, которое занимается обработкой финансово-хозяйственных документов.

СМ. ТАКЖЕ