Документы > Согласование документов

Согласование предназначено для подготовки документа, например, к дальнейшему подписанию или утверждению с учетом мнения всех заинтересованных сторон. В ходе согласования в текст документа вносятся изменения по замечаниям согласующих.

В системе предусмотрено два вида согласования документов:

•согласование по регламенту

•свободное согласование

Важно. Возможность отправки документа на свободное согласование и согласование по регламенту зависит от вида документа. Для отправки документа на согласование у сотрудника должны быть права на изменение документа.

Согласование по регламенту

На согласование по регламенту отправляются документы, для которых предусмотрен четкий порядок согласования. Например, документы следующих видов:

•исходящие документы

•приказы

•служебные записки

•договорные документы

•входящие счета на оплату

Для работы с разными видами документов в каждой организации настраивается свой регламент, согласно принятым процессам обработки документов. Правила согласования документов настраивает администратор.

На согласование по регламенту документ отправляется задачей. В рамках задачи формируются задания, соответствующие этапам, которые указаны в правиле согласования. Для просмотра последовательности этапов согласования, исполнителей и сроков используйте закладку «Регламент» в карточках задачи на согласование и созданных по ней заданий.

Примечание. В зависимости от исполнителей заданий и последовательности этапов согласования в регламенте задания по этапам могут объединяться и пропускаться.

Для ознакомления с порядком работ по заданию используйте инструкцию.

Свободное согласование

Свободное согласование используется для предварительного согласования документов узким кругом лиц перед тем, как отправить их на согласование по регламенту. Например, на свободное согласование отправляются договоры и приказы. Также задачей на свободное согласование могут отправляться документы, для которых в организации не предусмотрены регламенты или не установлен список согласующих сотрудников, например, протоколы, технологические и проектные документы.

В общем случае свободное согласование документов состоит из следующих этапов:

Сотрудник создает документ в системе и отправляет его задачей на свободное согласование.

Согласующим одновременно придут задания, в рамках которых они:

•просматривают документ, при необходимости оставляют комментарий в тексте задания;

•выполняют задание с результатом Согласовать или На доработку.

Если хотя бы один из согласующих отправил документ на доработку, инициатору задачи на свободное согласование придет задание на доработку документа. Он может доработать документ и отправить на повторное согласование или прекратить работы. Согласование документа будет длиться до тех пор, пока все согласующие не выполнят свои задания с результатом Согласовать.

После завершения согласования инициатор получит задание или уведомление, в зависимости от настроек, указанных в задаче на свободное согласование.

СМ. ТАКЖЕ