Прикладные настройки > Настройка структуры компании

Подразделения организации представляют собой структурные части компании, которые осуществляют свою деятельность в рамках нашей организации. Подразделения могут быть как привязаны к нашим организациям, так и быть обособленными.

Совет. Рекомендуется создавать сначала головные подразделения, а затем подчиненные, чтобы при заполнении полей можно было указать головное подразделение.

Чтобы создать подразделение:

1.В модуле «Компания» в справочнике Подразделения нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Подразделение.

Заполните поля в карточке:

ПОДРОБНЕЕ

*Наименование подразделения.

Совет. Если в двух и более организациях, входящих в филиальную структуру, есть подразделения с одинаковыми названиями, то рекомендуется наименование задавать в формате:

<Подразделение> <Краткое наименование нашей организации>.

Например, «Отдел технического контроля ПК». Это позволит корректно выбирать подразделение при последующей настройке системы администратором и при работе сотрудников в системе.

Краткое наименование. Общепринятое в организации краткое наименование подразделения. Используется, в некоторых отчетах вместо полного наименования. Например, если поле заполнено, то в листе согласования у сотрудников, которые согласовали документ, будет указано краткое наименование подразделения, в котором они работают.

Код. Уникальный код подразделения в организации. Между символами кода не должно быть пробелов.

Укажите код подразделения, если его принято использовать в регистрационном номере документов. Формат номера настраивается в журнале регистрации:

Например, для подразделения указан код 03. Тогда документ, который относится к данному подразделению, при регистрации может иметь номер Д-001/18/03.

Зарегистрировать документ в журнале, где в формате номера есть код подразделения, можно только, если заполнен код в карточке соответствующего подразделения.

Наша организация, к которой привязано подразделение. В выпадающем списке для выбора доступны все наши организации.

Головное подразделение. Служит для организации иерархии подразделений.

Руководитель подразделения. Выбирается из справочника Сотрудники. Руководитель получает права доступа к объектам системы всех сотрудников своего подразделения, включая объекты, права доступа на которые ему не выданы явно на панели «Управление доступом». Это необходимо, например, для наблюдения и мониторинга работы сотрудников, для доступа ко всей информации. Права, выданные автоматически, не отображаются на панели прав доступа.

ВАЖНО. Рекомендуется всегда указывать руководителя подразделения для корректной работы в системе. Например, это необходимо для автоматического вычисления руководителя, которому будут приходить документы на согласование от подчиненных сотрудников, на этапе согласования с типом «Согласование с руководителем».

Телефон. Служебный телефон подразделения.

ИД внешней системы. Идентификатор контрагента во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

2.Сохраните карточку.

3.При необходимости настройте права доступа к объектам системы для сотрудников подразделения.

На закладке «Сотрудники» можно посмотреть список всех сотрудников, которые работают в данном подразделении. Список заполняется автоматически при указании подразделения в карточке сотрудника. Если сотрудник одновременно работает в нескольких подразделениях, вручную добавьте его в списки остальных подразделений.

ВАЖНО. Записи справочника не рекомендуется удалять. Если запись стала неактуальной, закройте ее. Для этого в поле Состояние укажите значение Закрытая.

СМ. ТАКЖЕ