Документы > Согласование документов > Формирование листа согласования

Отчет предназначен для формирования листа согласования документа. С его помощью можно посмотреть участников согласования, результаты подписания и комментарии.

Отчет можно сформировать из карточки документа. Для этого на панели действий в выпадающем списке Подписание выберите пункт Лист согласования.

Также отчет может быть сформирован из карточек заданий:

•на согласование документа по регламенту с руководителем, или другими сотрудниками. Например, когда согласующему нужно посмотреть примечания к документу от других участников согласования;

•на печать документа. Например, когда секретарь формирует лист согласования и распечатывает его для передачи руководителю на подписание документа;

•на подписание и подтверждение подписания документа;

•на рассмотрение адресатом и обработку резолюции.

ВАЖНО. Если после выполнения задания на согласование вы изменили комментарий в тексте задания, то в листе согласования этот комментарий не изменится.

Чтобы сформировать отчет из карточки задания, на панели действий нажмите на кнопку Лист согласования:

В результате:

•если у документа отсутствуют подписи для формирования листа согласования, появится соответствующее сообщение. Отчет не будет сформирован;

•если документ был согласован или подписан, то откроется документ в формате PDF:

ПОДРОБНЕЕ

В отчете отображаются подписи документа с результатами «Согласовано» и «Утверждено». Для каждой подписи указывается:

•должность, отдел и имя сотрудника, согласовавшего и подписавшего документ;

•результат подписания;

•комментарий, который оставил сотрудник при подписании документа электронной подписью (ЭП) вручную, либо при выполнении задания на согласование или подписание документа;

ПРИМЕЧАНИЕ. При выполнении задания комментарий к ЭП заполняется из текста задания. Если сотрудник выполнил его и через некоторое время изменил текст задания, то в листе согласования комментарий остается исходным. Чтобы обновить комментарий, необходимо повторно подписать документ с новым комментарием и сформировать лист согласования.

•статус электронной подписи. Возможные значения:

Действующая. ЭП действующая, документ после подписания не менялся.

Документ изменен. ЭП действующая, но текст версии документа изменился после подписания.

Атрибуты подписи изменены, документ не изменен. У подписи изменены атрибуты, например, дата или сотрудник, который подписал документ. В этом случае сообщите администратору системы о том, что подпись недействительна.

•номер подписанной версии документа;

•дата и время подписания.

Также в отчете отображается ответственный за документ. Ответственным считается сотрудник, который указан в карточке документа в поле Ответственный или *Подготовил. Если в карточке документа нет этих полей или не заполнены, то указывается сотрудник, который создал документ в системе. При этом, если документ создан системой, например, при поступлении из сервиса обмена, то ответственный в отчете не указывается.

Если необходимо, чтобы в листе согласования отображалась вся информация о согласовании с учетом замечаний согласующих при отправке документа на доработку, то в персональных настройках установите флажок Показывать подписи с результатом «Не согласовано». Например, если вы формируете лист согласования для передачи руководителю и ему необходимо видеть разногласия, которые возникали при согласовании документа.

Важно. Для корректного формирования листа согласования необходимо создавать новую версию документа на каждом круге согласования.

СМ. ТАКЖЕ