Многие организации запрашивают у контрагентов документы, которые необходимы для ведения договорных отношений. Предварительная проверка контрагентов позволяет убедиться в том, что договорные документы будут подписаны уполномоченными представителями контрагента, оценить условия сделки, риск неисполнения контрагентом своих обязательств, а также минимизирует возможные претензии налоговых органов.

Например, для проверки благонадежности, деловой репутации и платежеспособности контрагента, запрашиваются копии следующих документов, заверенные печатью и подписью руководителя организации контрагента:

•выписка из ЕГРЮЛ (для юридических лиц), ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей) со сроком давности не более 1 месяца;

•свидетельство о государственной регистрации;

•свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

•устав контрагента;

•решение участников (учредителя) о назначении руководителя (исполнительного органа) контрагента;

•документы, которые подтверждают полномочия лиц, подписывающих документы от имени контрагента;

•лицензии на осуществление лицензируемого вида деятельности;

•справки из обслуживающих банков об оборотах по расчетным счетам;

•бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках за последнюю отчетную дату с отметками налогового органа или с копиями документов, которые подтверждают отправку документов в налоговый орган.

Чтобы быстро найти документы со сведениями о контрагенте, выделите нужную запись контрагента в списке «Организации», «Персоны», «Банки» или откройте его карточку и на панели действий нажмите на кнопку Открыть досье.

Откроется список всех документов со сведениями о контрагенте, которые занесены в систему.

Чтобы занести в систему новый документ со сведениями о контрагенте, нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Сведения о контрагенте:

Заполните поля в карточке документа:

*Вид документа. Выбирается, если в системе настроены разные виды документов со сведениями о контрагенте. Например, выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, устав контрагента. Список видов, доступных для выбора сотруднику при создании документа, определяется администратором системы.

*Контрагент, сведения о котором содержатся в документе. Заполняется автоматически, если документ создается из карточки контрагента.

Содержание. Краткое содержание документа со сведениями о контрагенте. Введенное значение используется в имени документа. Укажите, например, «Выписка из ЕГРЮЛ от 03.02.2020», «Устав контрагента».

Рубрика и Подрубрика. Категория, к которой относится документ в соответствии с его содержанием. Список для выбора определяется администратором системы. Из карточки рубрики можно найти все документы по нужной тематике. По умолчанию поля не отображаются. При необходимости попросите аналитика добавить их на форму с помощью редактора форм.

ИД внешней системы. Идентификатор документа во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Создавать документы со сведениями о контрагенте в системе могут все пользователи. Права на просмотр документов выдаются сотрудникам, которые входят в роль «Аудиторы». Полные права на документы выдаются администратору и автору. При необходимости настройте права доступа на документ вручную.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024