Порядок настройки обмена с контрагентами состоит из этапов:

1.Синхронизация контрагентов. Данные о контрагентах загружаются в Directum RX автоматически с помощью фоновых процессов:

•«Электронный обмен. Синхронизация контрагентов» – синхронизирует данные о головных организациях контрагентов из сервиса обмена Диадок, а также о филиалах контрагентов из СБИС;

•«Электронный обмен. Синхронизация филиалов и подразделений контрагентов» – синхронизирует данные о филиалах и подразделениях из сервиса обмена Диадок.

Примечание. При работе через сервис обмена СБИС контрагентов нужно добавлять в систему вручную. Также контрагент сам может инициировать обмен: ему достаточно отправить документ в Directum RX, и организация загружается в систему автоматически.

2.Отправка приглашения. Отправьте приглашение контрагенту из его карточки на закладке «Эл. обмен», а для быстрого приглашения контрагента по ИНН используйте действие на обложке модуля «Контрагенты».

Важно. Отправить приглашение к обмену можно только для головной организации контрагента.

3.Получение приглашения. Примите приглашение, поступившее от контрагента в задании на рассмотрение приглашения от контрагента или в карточке организации, персоны или банка на закладке «Эл. обмен».

Если фоновые процессы отключены или еще не выполнились, можно настроить обмен электронными документами с контрагентами вручную:

1.Проверьте возможность обмена через сервисы, для которых настроены абонентские ящики наших организаций.

Если обмен доступен, отправьте контрагенту приглашение.

Если контрагент не зарегистрирован, свяжитесь с ним по эл. почте или другим способом. Сообщите, что для начала обмена контрагенту нужно зарегистрироваться в сервисе и затем отправить приглашение нашей организации.

2.Примите приглашение, поступившее от контрагента.

Для быстрого поиска контрагентов, с которыми наши организации взаимодействуют через сервисы обмена, воспользуйтесь списками контрагентов:

•с которыми разрешен обмен электронными документами;

•с которыми заблокирован обмен электронными документами;

•от которых ожидается ответ на приглашение к обмену или от которых у наших организаций есть не рассмотренные приглашения.

Сразу после отправки или получения приглашения от контрагента на закладке «Эл. обмен» автоматически создается запись для абонентского ящика нашей организации и абонентского ящика контрагента, между которыми устанавливается обмен.

Например, если наши организации «Полимер-Инвест ООО» и «ТехноСистемы ЗАО» отправят контрагенту приглашения к электронному обмену через сервис обмена Диадок, то в карточке контрагента на закладке «Эл. обмен» добавятся две записи:

Для каждой записи:

•автоматически устанавливается флажок Для отправки. Это значит, что абонентский ящик контрагента будет использоваться для отправки документов из Directum RX;

•отображается текущий статус электронного обмена. В зависимости от статуса доступны дополнительные действия для возобновления или прекращения обмена документами с контрагентом:

Все действия на закладке «Эл. обмен» доступны сотрудникам, которые входят в роль «Пользователи с правами на работу через сервис обмена».

Примечание. Если контрагент заблокирует или возобновит обмен с нашей организацией, то на закладке «Эл. обмен» статус обмена изменится автоматически. При этом ответственный за абонентский ящик нашей организации получит уведомление.

Электронный обмен с контрагентом с помощью роуминга

Если наша организация и контрагент используют разные сервисы обмена, то благодаря технологии роуминга вы можете обмениваться документами с контрагентом.

Для настройки электронного обмена с помощью роуминга обратитесь к вашему оператору сервиса обмена. После этого отправьте контрагенту приглашение и начните обмен документами, также, как при обмене через один сервис (без роуминга).

Если контрагент зарегистрирован в нескольких сервисах, а наша организация только в одном из них, то с помощью роуминга вы можете получать документы из всех сервисов обмена, которые использует контрагент. В этом случае приглашение к обмену придет контрагенту в каждом сервисе, с которыми настроен роуминг. В Directum RX сразу после отправки приглашения в карточке контрагента на закладке «Эл. обмен» автоматически добавятся записи для абонентских ящиков контрагента и ящика нашей организации, между которыми устанавливается обмен.

Например, контрагент «АудитСервис АО» использует сервисы обмена Диадок и Такском. Наша организация «Полимер-Инвест ООО» зарегистрирована только в сервисе Диадок. В Directum RX для данного сервиса настроен абонентский ящик нашей организации. Если для нашей организации и контрагента между сервисами Диадок и Такском настроен роуминг, то схема взаимодействия выглядит следующим образом:

Сразу после того, как наша организация отправит контрагенту приглашение к обмену, в карточке контрагента на закладке «Эл. обмен» добавятся записи для абонентского ящика нашей организации и абонентских ящиков контрагента, между которыми устанавливается обмен:

Среди абонентских ящиков контрагента выделяется:

•основной ящик. Предназначен для получения документов из сервиса обмена, в котором зарегистрирована наша организация (в Directum RX настроен абонентский ящик нашей организации). Ящик по умолчанию используется для отправки документов из Directum RX;

•ящик для обмена в роуминге. Предназначен для получения документов из сервиса обмена, с которым настроен роуминг.

Отправлять документы от имени нашей организации можно только на один из ящиков контрагента. Для этого ящика устанавливается флажок Для отправки. По умолчанию документы отправляются на основной ящик. При необходимости для отправки документов можно использовать ящик для обмена в роуминге. Например, если обмен с основным абонентским ящиком контрагента заблокирован. В этом случае установите флажок Для отправки для нужного ящика контрагента.

В результате вы можете:

•получать документы из всех абонентских ящиков контрагента. Если по полученным документам требуется подписание в нашей организации, то ответ с результатом подписания отправляется в тот сервис, из которого поступил документ;

•отправлять из Directum RX документы, выставленные от имени нашей организации, через один абонентский ящик контрагента, который отмечен флажком Для отправки.

Примечание. Текущее состояние взаимодействия между операторами можно посмотреть на сайте РОСЭУ. Кроме этого, на сайте ФНС создан раздел, в котором можно направить сообщение операторам по вопросам роуминга с копией в ФНС.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024