Действия отсутствующего сотрудника:

По возможности выполните необходимые работы до своего отсутствия. Если нет возможности выполнить все работы:

1.Обсудите изменение срока исполнения задания с инициатором.

2.Если нельзя изменить срок исполнения, обсудите передачу задания другому исполнителю.

3.Чтобы передать задание новому исполнителю, создайте для него подзадачу. Укажите в подзадаче результат работ, сделанных на данный момент, и необходимые доработки.

4.После возвращения на работу обсудите с исполнителем результат выполнения подзадачи. После этого:

•если все работы выполнены, укажите в своем задании результат и выполните его;

•если работы сделаны частично, завершите оставшиеся работы и выполните свое задание.

Примечание. При отсутствии сотрудника более чем на один рабочий день рекомендуется настраивать замещение. В этом случае см. ниже рекомендацию по продолжительному отсутствию сотрудника.

Под продолжительным рассматривается как запланированное, так и незапланированное отсутствие сотрудника.

Действия отсутствующего сотрудника:

1.Проинформируйте своего непосредственного руководителя:

•при запланированном отсутствии создайте задачу руководителю. Укажите причины и период отсутствия, а также ФИО сотрудника, который может вас замещать;

•при незапланированном отсутствии свяжитесь с руководителем любым возможным способом (телефон, email и прочее).

2.При запланированном отсутствии завершите текущие задания либо договоритесь с инициаторами задач и замещающим об изменении сроков или выполнении заданий.

3.После возвращения на работу обсудите с руководителем исполнение задач, которые были выданы, пока вы отсутствовали.

Действия руководителя отсутствующего сотрудника:

Создайте задачу для администратора системы. В теме задачи укажите, что нужно настроить замещение сотрудника, например: «По причине отсутствия сотрудника прошу настроить замещение». В тексте задачи укажите кто кого замещает и на какой строк, например:

Отсутствующий: <ФИО и должность отсутствующего сотрудника> на период с <дата начала замещения> по <предполагаемая дата окончания замещения>.

Замещающий: <ФИО и должность замещающего сотрудника>.

Примечание. Если дата окончания замещения не известна, укажите в тексте задачи только дату начала замещения. После выхода сотрудника на работу отправьте администратору задачу для прекращения замещения.

Действия администратора системы:

Настройте замещение в соответствии с информацией в задаче, полученной от руководителя отсутствующего сотрудника.

При временном отсутствии сотрудника его права доступа к объектам системы передаются другому сотруднику (замещающему). Замещающий принимает входящие задания отсутствующего сотрудника, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам. Один сотрудник может замещать нескольких сотрудников.

При наличии замещения в списке папок замещающего появится папка «Замещение». В ней будут отображаться папки с входящими заданиями и исходящими задачами всех сотрудников, которых вы замещаете, а также папки потоков, которые они настроили:

Изначально список папок потока с входящими заданиями свернут, отображаются только папки с непрочитанными. Для этого в меню пользователя по умолчанию установлен флажок Показывать непрочитанные у замещаемых. Чтобы свернуть папки потока, снимите флажок. В результате справа от папки со входящими появится количество всех непрочитанных заданий. Если раскрыть список, то отображаются все папки потока и количество непрочитанных в каждой папке.

По умолчанию в папке «Замещение» отображаются все папки «Входящие» и «Исходящие». Чтобы сосредоточиться на выполнении одного потока заданий, их можно отфильтровать. Для этого нажмите на значок фильтрации . Чтобы сменить фильтр, нажмите на значок еще раз. Выбранный фильтр сохраняется.

Возможные варианты фильтрации:

– все папки;

– папки «Входящие»;

– папки «Исходящие».

Если вы назначены замещающим, то:

•в папке «Замещение» периодически проверяйте входящие задания отсутствующих сотрудников и при необходимости выполняйте их. Информация о том, что задание выполнено за другого сотрудника будет отображаться в области переписки:

•в папке «Замещение» отслеживайте состояние работ по исходящим задачам, например по поручениям;

•отправьте задачи за отсутствующего сотрудника, если необходимо, чтобы работы принимал этот сотрудник. Для этого в карточке задачи на панели действий нажмите на кнопку Показать "От". В карточке появится поле *От. Выберите в поле имя сотрудника:

•подпишите документы за отсутствующего сотрудника своей электронной подписью (ЭП), если это нужно. Для этого в окне подписания в поле *От имени выберите имя сотрудника.

В информации о подписях будет указано, что документ подписан от лица другого сотрудника (замещающего).

Все действия замещающего будут фиксироваться в истории работы с объектом (в колонке По замещению будет отображаться значок «+»).

Также замещающему будут приходить оповещения по почте о появлении новых непрочитанных или просроченных заданий и уведомлений у отсутствующего сотрудника.

Как отразить в системе увольнение сотрудника?