Практические рекомендации > Настройка структуры компании > Как отразить в системе увольнение сотрудника

Ситуация

В организации увольняется сотрудник. Условия и порядок увольнения сотрудника прописаны в главе 13 Трудового Кодекса Российской Федерации «Прекращение трудового договора», согласно которой:

•работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели. По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении;

•руководитель организации может быть уволен как по решению уполномоченного лица/органа организации, так и по собственному желанию. В последнем случае сотрудник обязан уведомить работодателя не менее чем за 30 дней до даты увольнения.

Таким образом, возможны варианты, когда:

•сотрудник уволился в день подачи заявления и сразу прекратил работу в системе;

•сотрудник продолжает работать в системе до определенного срока, например, работает еще 2 недели или месяц.

Необходимо корректно отразить увольнение сотрудника в системе.

Решение

Действия руководителя увольняющегося сотрудника:

1.Сформируйте отчет «Полномочия и зоны ответственности сотрудника», посмотрите, какие обязанности выполнял сотрудник и в каких записях справочников он указан. Назначьте сотрудников, которые будут выполнять данные обязанности вместо него.

2.Назначьте ответственного для исполнения невыполненных заданий уволенного сотрудника.

3.Сообщите администратору системы:

•ФИО и дату увольнения сотрудника;

•ФИО сотрудников, которые будут выполнять обязанности увольняющегося. Администратору необходимо указать соответствующих сотрудников в записях справочников, например, в качестве ответственного за журнал регистрации, ответственного за абонентские ящики и т.д;

•ФИО сотрудника, который будет замещать увольняющегося, и срок замещения.

4.Сообщите руководителю отдела делопроизводства об увольнении сотрудника. Напомните о необходимости контроля возврата подлинников документов, выданных сотруднику на руки, и отражению факта возврата в системе.

5.Отразите в приказе об увольнении отдельным пунктом факт недействительности сертификатов ЭП уволившегося сотрудника с даты его прекращения работы в системе.

6.На следующий день после увольнения сотрудника после того, как администратор отредактирует записи справочников, повторно сформируйте отчет «Полномочия и зоны ответственности сотрудника». Убедитесь, что в отчете для уволившегося сотрудника указаны только наша организация, подразделение и должность.

Действия администратора системы в день увольнения сотрудника:

1.В поле Примечание карточки справочника «Сотрудники» укажите дату увольнения в формате: «Дата увольнения: ДД.ММ.ГГГГ».

2.Запросите у руководителя сотрудника информацию:

•ФИО сотрудника, который будет участвовать в согласовании документов вместо него;

•ФИО сотрудника, которого нужно указать вместо уволившегося сотрудника в ролях и группах.

3.В соответствии с полученной информацией отредактируйте правила согласования, права подписи, роли, группы регистрации и остальные записи справочников, в которых указан уволившийся сотрудник. Для этого сформируйте отчет «Полномочия и зоны ответственности сотрудника». В отчете перейдите по ссылкам в колонке ИД, чтобы быстро открыть карточки записей справочников и указать в них сотрудника, который будет выполнять обязанности увольняющегося.

4.При необходимости настройте замещение уволившегося сотрудника для завершения работ по его текущим заданиям.

Дальнейшие действия выполняются на следующий день после увольнения сотрудника.

1.В карточке сотрудника в поле Примечание скорректируйте информацию об увольнении, укажите дату в формате: «Дата увольнения: ДД.ММ.ГГГГ».

2.Настройте замещение уволенного сотрудника, если оно еще не настроено.

3.Если у сотрудника были цифровые сертификаты, то в карточках его сертификатов снимите флажок *Действующий. Сами сертификаты удалять не следует.

4.Если уволился руководитель организации или подразделения, сформируйте отчет «Полномочия и зоны ответственности сотрудника». В отчете:

•проверьте, в каких организациях и подразделениях сотрудник был руководителем. Перейдите по соответствующей ссылке в колонке ИД и в карточке подразделения или нашей организации в поле Руководитель укажите нового руководителя;

•проверьте, был ли настроен помощник или ассистент для уволенного руководителя. Если да, то в отчете перейдите по соответствующей ссылке в колонке ИД и закройте запись в справочнике «Ассистенты руководителей». Для этого укажите в карточке записи в поле *Состояние значение Закрытая. Настройте помощника или ассистента для нового руководителя.

5.Если сотрудник работал в мобильном приложении Solo или Jazz:

•удалите данные системы Directum RX с мобильных устройств сотрудника;

•когда у мобильных устройств отобразится статус Инициализация, удалите их записи из справочника Мобильные устройства.

6.Закройте запись увольняющегося сотрудника. Для этого в карточке сотрудника в поле *Состояние укажите значение Закрытая.

СМ. ТАКЖЕ