Чтобы создать регламентирующий документ:

1.На обложке модуля «Регламентирующие документы» в группе «Документы» выберите пункт Создать документ.

 Другие способы создания регламентирующего документа

2.Заполните поля в открывшейся карточке:

*Имя. Наименование документа.

ПРИМЕЧАНИЕ. Имя автоматически формируется из значений полей *Содержание и *Вид документа.

*Вид документа. Вид регламентирующего документа, например Положение, Регламент, Политика. При необходимости администратор может добавить новые виды или изменить настройки текущих.

Категория регламентирующего документа. Категории используются для дополнительной классификации документов в рамках их области применения. При необходимости администратор может добавить новые категории или изменить настройки текущих.

*Содержание. Краткое содержание регламентирующего документа.

Наша орг. Наша организация, в которой создается регламентирующий документ.

Подразделение, к которому относится документ.

Примечание. Поля Наша орг. и Подразделение заполняются автоматически согласно персональным настройкам или настройкам системы.

Подписал. Сотрудник, который подписывает регламентирующий документ. Для выбора доступны сотрудники с правом подписи соответствующих видов документов.

Ответственный за регламентирующие документы. Для выбора доступны сотрудники, которые включены в роль «Ответственные за регламентирующие документы». Поле автоматически заполняется текущим сотрудником.

Куратор. Сотрудник, ответственный за актуальность регламентирующих документов в компании. Он организует разработку новых документов, а также работы по текущим. Поле заполняется автоматически в зависимости от значения в поле Категория.

Введен в действие. Приказ, который вводит в действие регламентирующий документ. При необходимости укажите имеющийся приказ или создайте новый. Выбранный приказ отображается на вкладке «Связи» в группе «Введен в действие на основании».

Действует с и Действует по. Срок действия регламентирующего документа. Если срок действия неограничен, поле Действует по оставьте пустым.

Примечание. Если в поле Действует по указана дата, ответственный за регламентирующий документ и куратор получают уведомления за 30 календарных дней до завершения срока действия документа.

Начальная редакция. Флажок автоматически устанавливается. При этом в поле № редакции автоматически устанавливается значение 1.

Пред. редакция регламентирующего документа. С помощью кнопки откройте список редакций и выберите нужную. В списке будут доступны документы такого же вида и категории.

Примечание. Если поле Пред. редакция заполнено, флажок Начальная редакция становится недоступным для редактирования.

№ редакции. Номер в соответствии с последовательностью редакций. При необходимости измените номер редакции.

Отменен. Приказ, который отменяет действие документ. Выбранный приказ отображается на вкладке «Связи» в группе «Отменен на основании».

Примечание. Дополнительная информация по регламентирующему документу.

3.Создайте содержимое документа.

4.Настройте права доступа на документ.

5.Создайте список сотрудников, которым нужно ознакомиться с документом. Для этого перейдите на вкладку «Ознакомление», в табличной части «Список ознакомления» нажмите на кнопку Добавить строку, в новой строке в столбце *Участник укажите определенного сотрудника, роль, группу, подразделение или организацию:

После отправки документа на ознакомление список участников автоматически заполняется в задаче.

Совет. Если необходимо ознакомить с документом несколько тысяч сотрудников, в качестве участников рекомендуется указывать роли, группы, подразделения или организации. Количество сотрудников в одной задаче не может превышать 2000. Если участников больше, система создаст вторую задачу на ознакомление, в которой ознакомит оставшихся сотрудников.

6.Если вы часто отправляете документы на ознакомление выбранным участникам, то сохраните их в список ознакомления, чтобы повторно использовать список при следующей отправке документов. Для этого нажмите на кнопку Сохранить список.

Чтобы автоматически заполнить участников из списка ознакомления, нажмите на кнопку Заполнить из списка. Откроются списки ознакомления, на которые у вас есть права. Выберите подходящий список ознакомления.

Примечание. В задачу добавятся только сотрудники с действующими записями в справочнике Сотрудники.

7.Сохраните карточку документа.

8.При необходимости отредактируйте содержимое документа.

9.Отправьте созданный документ на согласование по процессу.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2025