Задание на подтверждение подписания приходит помощнику подписывающего, если подписывается бумажный экземпляр документа, а в системе фиксируется только факт подписания. Например, руководитель подписывает бумажный экземпляр документа, после этого секретарь в системе подтверждает подписание. Если у подписывающего, от имени которого выполняется подтверждение подписания, нет помощника, то задание придет самому подписывающему.

Чтобы подтвердить подписание документа:

1.Откройте карточку задания на подтверждение подписания и ознакомьтесь с документом, приложениями и дополнительными документами из области вложений. Изучите инструкцию к заданию, если она есть.

Если на согласование поступил договор, дополнительное соглашение или входящий счет, то в задании в области «Реквизиты документа» отображается краткая сводка по документу. Иногда данных из сводки достаточно для принятия решения по документу. Например, если документ типовой или ранее уже обсуждался. В таком случае можно ознакомиться со сводкой в карточке задания и не открывать карточку и содержимое документа.

Примечание. Если вы изменили данные в карточке документа, то чтобы они отразились в задании, нажмите на кнопку .

ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет прав на документ, то в карточке задания отображается сообщение об этом. Кнопки действий, кроме Создать подзадачу, а также кнопки для выполнения задания скрыты. Обратитесь к администратору системы или к инициатору для выдачи прав или прекращения задачи.

2.Проверьте, подписан ли бумажный экземпляр документа. Добавьте комментарий в текст задания.

Совет. Если бумажный экземпляр документа подписан, то при необходимости занесите его в систему в новую версию документа с помощью сканера. Это позволит хранить в системе актуальную версию документа и автоматизировать работу с бумажными документами в организации.

3.Если у подписывающего нет замечаний, выполните задание с результатом Подтвердить подписание.

В результате в карточке документа в группе полей «Жизненный цикл» в поле Согласование устанавливается значение Подписан. В качестве подписавшего документ указывается сотрудник, за которого выполнялось подтверждение подписания. Электронная подпись на документ не ставится.

После подтверждения подписания документ отправляется на следующий этап, предусмотренный регламентом, например, на регистрацию.

Отправка документа на доработку

Если подписывающий не утвердил бумажный экземпляр, отправьте электронный документ на доработку:

1.В карточке задания в поле Отв. за доработку укажите сотрудника, которому нужно отправить документы на доработку. В списке для выбора доступны все сотрудники, принимающие участие в задаче на согласование по регламенту.

Если поле скрыто, то задание на доработку отправляется сотруднику, который указан в поле Ответственный в правиле согласования или этапе с типом «Подписание». По умолчанию ответственным за доработку является инициатор задачи.

Примечание. Поле Отв. за доработку отображается, если в этапе с типом «Подписание» установлен флажок Разрешить выбор ответственного за доработку.

2.Добавьте комментарий в текст задания со списком замечаний к документам.

3.Выполните задание с результатом На доработку.

В результате задание отправляется ответственному на доработку. Инициатор задачи получает уведомление, если документ отправлен на доработку другому сотруднику.

Отказ в подписании документа

Если подписывающий отказал в подписании документа:

1.В тексте задания укажите причину отказа в подписании.

2.Выполните задание с результатом Отказать.

В результате ответственному за доработку отправляется задание с отказом. Он прекращает работы или дорабатывает документ и отправляет его на повторное согласование.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024