1.Откройте карточку задания на согласование и ознакомьтесь с документом и текстом задачи, приложениями и дополнительными документами из области вложений. Изучите инструкцию к заданию, если она есть.

Совет. По умолчанию в задании на согласование сразу открывается панель предпросмотра, на которой отображается содержимое документа. Переключайтесь между панелями по кнопкам Вложения и Предпросмотр.

Чтобы наглядно увидеть изменения, внесенные в документ на разных кругах согласования, сравните его версии.

Если на согласование поступил договор, дополнительное соглашение или входящий счет, то в задании в области «Реквизиты документа» отображается краткая сводка по документу. Иногда данных из сводки достаточно для принятия решения по документу. Например, если документ типовой или ранее уже обсуждался. В таком случае можно ознакомиться со сводкой в карточке задания и не открывать карточку и содержимое документа.

Примечание. Если вы изменили данные в карточке документа, то чтобы они отразились в задании, нажмите на кнопку .

ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет прав на документ, то в карточке задания отображается сообщение об этом. Кнопки действий, кроме Создать подзадачу, а также кнопки для выполнения задания скрыты. Обратитесь к администратору системы или к инициатору для выдачи прав или прекращения задачи.

2.Добавьте комментарий в текст задания.

3.Если в согласовании документа требуется участие еще одного сотрудника, добавьте его по кнопке Добавить согласующего на панели действий.

4.Если содержимое документа и его приложений полностью вас устраивает, выполните задание с результатом Согласовать.

В результате основной документ и документы из группы вложений «Приложения» подписываются ЭП с результатом «Согласовано».

На документах, подписанных согласующей подписью, в списках, вложениях к задаче и связях отображается значок согласующей подписи . Это работает, если для документов системы включена настройка запрета редактирования последней версии после ее согласования.

Примечание. В зависимости от регламента для согласования документа может использоваться простая или усиленная ЭП. Необходимость усиленной подписи указывает администратор в карточке этапа «Согласование». Если настроено согласование документа усиленной ЭП, может появиться окно для выбора сертификата ЭП. Например, если для вас в системе зарегистрировано несколько сертификатов и они не указаны в правах подписи.

Согласование с замечаниями

При согласовании по регламенту сотрудники могут оставлять замечания к документу, на которые должен обратить внимание подписывающий. Например, задание на согласование договора приходит юристу. Он не согласен с условиями договора, поэтому описывает возможные риски в тексте задания. Чтобы подписывающий обратил внимание на замечания и принял решение о подписании договора или отказе, юрист может выполнить задание с результатом Согласовать с замечаниями.

Важно. Результат выполнения «Согласовать с замечаниями» доступен, если администратор установил флажок Разрешить согласование с замечаниями в настройках этапа.

Чтобы согласовать документ с замечаниями:

1.Ознакомьтесь с документом.

2.Добавьте комментарий с замечаниями в текст задания.

3.Выполните задание с результатом Согласовать с замечаниями:

В результате основной документ и документы из группы вложений «Приложения» подписываются ЭП с результатом «Согласовано». После этого документ отправляется на следующий этап согласования.

Отправка документа на доработку

Если на согласование поступил договор, подписанный контрагентом и полученный через сервис обмена, воспользуйтесь рекомендацией о внесении изменений в договор.

В остальных случаях, если у вас есть замечания к содержимому документа или приложений, отправьте документы на исправление:

1.В карточке задания в поле Отв. за доработку укажите сотрудника, которому нужно отправить документы на доработку.

В списке для выбора доступны все сотрудники, принимающие участие в задаче на согласование по регламенту.

Если поле скрыто, то задание на доработку отправляется сотруднику, который указан в поле Ответственный в правиле согласования или этапе с типом «Согласование». По умолчанию ответственным за доработку является инициатор задачи.

Примечание. Поле Отв. за доработку отображается, если в этапе с типом «Согласование» установлен флажок Разрешить выбор ответственного за доработку.

2.Добавьте комментарий в текст задания со списком замечаний к документам.

3.Выполните задание с результатом На доработку.

Таким образом задание отправляется ответственному за доработку. Инициатор задачи получает уведомление, если документ отправлен на доработку другому сотруднику. Основной документ подписывается ЭП с результатом «Не согласовано».

Согласование на этом этапе продолжается до тех пор, пока все согласующие не выполнят задание с результатом Согласовать. После этого документ отправляется на следующий этап согласования.

Переадресация задания на согласование

Иногда задание на согласование необходимо переадресовать. Например, если договоры поступают на согласование руководителю юридического отдела, а он распределяет документы по юристам в зависимости от специфики договора. Для этого:

1.В карточке задания в поле Переадресовать сотруднику укажите нового согласующего:

Если выбранный сотрудник уже входит в состав согласующих и еще не выполнил задание, появится соответствующее сообщение. В других случаях задание будет переадресовано.

2.В тексте задания укажите причину переадресации.

3.Выполните задание с результатом Переадресовать.

В результате новому согласующему отправляется задание на согласование документа со сроком, заданным на этом этапе. Например, если в соответствии с регламентом на согласование отводится 4 часа, то сотрудник получает задание со сроком 4 часа с момента переадресации.

Согласующему автоматически выдаются права на изменение документа. Если у него отсутствуют права на другие вложения, то при выполнении задания появится сообщение с предложением назначить права доступа.

Примечание. Если новый согласующий отправит документ на доработку, то на следующем круге согласования он снова получит задание вместо вас. Задание на согласование может вернуться вам, если в задании на доработку документа ответственный за доработку повторно добавит вас в состав согласующих.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024