Документы могут быть отправлены на рассмотрение одному или нескольким сотрудникам организации.

Адресат указывается в карточке задачи на согласование по регламенту в поле *Адресат. Если согласно регламенту документ рассматривается в электронном виде, то адресату придет задание на рассмотрение. Если в карточке задачи указано несколько адресатов, задание на рассмотрение придет каждому из них на этапе «Рассмотрение несколькими адресатами».

Примечание. Если рассматривается бумажный экземпляр документа, то помощнику адресата придет задание на обработку резолюции.

При получении задания на рассмотрение документа:

1.Откройте карточку задания на рассмотрение и ознакомьтесь с вложенными документами. Изучите инструкцию к заданию, если она есть.

Совет. По умолчанию в задании на рассмотрение сразу открывается панель предпросмотра, на которой отображается содержимое документа. Переключайтесь между панелями по кнопкам Вложения и Предпросмотр.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет прав на документ, то в карточке задания отображается сообщение об этом. Кнопки действий, кроме Создать подзадачу, а также кнопки для выполнения задания скрыты. Обратитесь к администратору системы или к инициатору для выдачи прав или прекращения задачи.

2.Ознакомьтесь с перепиской в задаче.

3.Если к документу нет замечаний и необходимо ознакомить с ним сотрудников организации, на панели действий нажмите на кнопку Отправить на ознакомление:

Заполните открывшуюся карточку задачи и отправьте ее.

4.Выполните задание с одним из результатов:

Вынесена резолюция, если хотите передать создание поручений другому сотруднику, например помощнику. Предварительно напишите резолюцию в тексте задания. Кнопка отображается в карточке задания, если в регламенте есть этап типа «Создание поручений по документу». После выполнения задания сотруднику, указанному в этапе «Создание поручений по документу», придет задание на создание поручений.

Если сотрудник не указан в этапе «Создание поручений по документу», то возможны ситуации:

•документ регистрируемый. Тогда задание придет ответственному за группу регистрации, которая регистрирует документы соответствующего документопотока и подразделения;

•документ нерегистрируемый. Тогда тема текущего задания на рассмотрение будет в формате «Рассмотрите, создайте поручения: <Имя рассматриваемого документа>». В карточке задания на панели действий не будет кнопки Вынесена резолюция. Чтобы выдать поручения, создайте их самостоятельно и выполните задание с результатом Отправлено на исполнение.

Принято к сведению, если документ носит ознакомительный характер и по нему не требуется выполнение каких-либо работ.

Отправлено на исполнение, если хотите самостоятельно выдать поручения по документу. В этом случае перед выполнением задания создайте поручение. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать поручение. Заполните открывшуюся карточку поручения и отправьте его на исполнение. При необходимости создайте еще поручения. После отправки всех поручений выполните задание с результатом Отправлено на исполнение.

Важно. Если поручения не были созданы и отправлены на исполнение, то при выполнении задания появится сообщение:

Если нужно создать и отправить поручения, нажмите на кнопку Создать поручение. Заполните открывшуюся карточку поручения и отправьте его на исполнение. Задание на рассмотрение документа выполнится.

Нажмите на кнопку Да, если по рассматриваемому документу не нужно создавать и отправлять поручения.

При выполнении задания проверяется:

•наличие действующего права подписи документов соответствующего вида. Если право подписи есть, то при выполнении задания документ и приложения подписываются ЭП с результатом «Утверждено». Если права подписи нет, то документ и приложения подписываются ЭП с результатом «Согласовано»;

•заблокирован документ или нет. Если документ заблокирован, отображается соответствующее предупреждение. В этом случае откройте документ для редактирования, чтобы определить сотрудника, который его открыл. Попросите сотрудника освободить документ и повторно выполните задание.

В зависимости от регламента для подписания может использоваться простая или усиленная ЭП. Необходимость усиленной подписи указывает администратор в карточке этапа «Рассмотрение адресатом». Если настроено подписание документа усиленной ЭП, может появиться окно для выбора сертификата. Например, если для вас в системе зарегистрировано несколько сертификатов и они не указаны в правах подписи.

После рассмотрения адресатом документ отправляется на следующий этап, предусмотренный регламентом.

Отправка документа на доработку

Если по документу или его приложениям возникли вопросы, отправьте документы на доработку:

1.В карточке задания в поле Отв. за доработку укажите сотрудника, которому нужно отправить документы на доработку. В списке для выбора доступны все сотрудники, принимающие участие в задаче на согласование по регламенту.

Если поле скрыто, то задание на доработку отправляется сотруднику, который указан в поле Ответственный в правиле согласования или этапе с типом «Рассмотрение адресатом». По умолчанию ответственным за доработку является инициатор задачи.

Примечание. Поле Отв. за доработку отображается, если в этапе с типом «Рассмотрение адресатом» установлен флажок Разрешить выбор ответственного за доработку.

2.Добавьте комментарий в текст задания со списком вопросов по документам.

3.Выполните задание с результатом На доработку.

В результате задание отправляется ответственному на доработку. Инициатор задачи получает уведомление, если документ отправлен на доработку другому сотруднику.

Отказ в рассмотрении документа

Если условия, указанные в тексте документа или его приложений, уже неактуальны, в рассмотрении документов можно отказать. Например, в служебной записке запрос на новое оборудование стал неактуален, так как произвели ремонт существующего оборудования. В случае отказа:

1.В тексте задания укажите причину отказа в рассмотрении документов.

2.Выполните задание с результатом Отказать.

В результате ответственному за доработку отправляется задание с отказом. Он прекращает работы или дорабатывает документ и отправляет его на повторное согласование.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024