Секретарь:

•создает карточку совещания, указывает время, длительность и место проведения, состав участников, в том числе секретаря и председателя.

•подготавливает повестку совещания. В документе проверяет список обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дату, время начала и окончания совещания, место проведения. Согласует повестку с председателем и участниками совещания.

Совет. Рекомендуется создавать карточку для совещаний, по которым необходимо оформлять и согласовывать повестку, протокол, контролировать исполнение решений. Например, для официальных совещаний с участием высшего руководства. Для летучек, свободных обсуждений и рабочих совещаний, по которым протокол не оформляется или составляется в свободной форме, создавать карточку совещания не обязательно.

В назначенное время проводится совещание, на котором обсуждаются вопросы, указанные в повестке, и принимаются совместные решения. При этом секретарь фиксирует ход совещания и итоги.

После проведения совещания секретарь оформляет протокол, отправляет его участникам на согласование и при необходимости на подписание председателю.

После подписания протокола, секретарь создает поручения для исполнения решений, принятых на совещании.

Исполнители выполняют работы по поручениям.

Секретарь и председатель контролируют исполнение решений совещания. Для этого они, например, отслеживают ход работ в карточке совещания на закладке «Поручения» или используют отчет «Контроль исполнения поручений по совещаниям».