Прикладные модули > Совещания > Подготовка повестки

Чтобы ознакомить участников совещания с вопросами для обсуждения, датой, временем и местом проведения совещания, подготовьте повестку. Для этого:

1.Создайте повестку из карточки совещания или другим удобным способом.

2.Проверьте заполнение полей в открывшейся карточке и при необходимости скорректируйте их.

ПОДРОБНЕЕ

*Вид документа. Выбирается, если в системе настроены разные виды повесток, например, повестка заседания, повестка совета директоров. Список доступных для выбора видов документа определяется администратором системы.

*Совещание, для которого готовится повестка.

Содержание. Краткая суть повестки.

*Наша орг. Наша организация, в которой проводится совещание.

*Подразделение, к которому относится документ.

Примечание. Поля *Наша орг. и *Подразделение заполняются автоматически согласно персональным настройкам или настройкам системы.

Подписал. Председатель совещания, который подписывает повестку. В поле автоматически указывается председатель из карточки совещания, если у него есть право подписи документа. Для выбора доступны сотрудники, для которых настроено право подписи соответствующих документов.

*Подготовил. Сотрудник, который подготовил повестку. По умолчанию указывается сотрудник, который создает документ в системе.

Количество листов в бумажном экземпляре документа.

Место хранения бумажного экземпляра документа, например, номер тома.

Количество листов приложений к документу в бумажном виде. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Рубрика и Подрубрика. Категория, к которой относится документ в соответствии с его содержанием. Список для выбора определяется администратором системы. Из карточки рубрики можно найти все документы по нужной тематике. По умолчанию поля не отображаются. При необходимости попросите аналитика добавить их на форму с помощью редактора форм.

ИД внешней системы. Идентификатор документа во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

3.Создайте содержимое документа:

•из шаблона, чтобы использовать утвержденную в организации типовую форму документа. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из шаблона. В открывшемся окне выберите, например, шаблон повестки. Рекомендуется использовать шаблоны с автозаполнением, чтобы в содержимое документа автоматически подставились данные из карточки совещания (тема, дата и время проведения, длительность, участники). Это сокращает время на подготовку документа и уменьшает вероятность возникновения ошибок.

Совет. Если шаблон не соответствует форме документа, которая утверждена в организации, или для него не настроено автозаполнение, обратитесь к администратору системы.

•из файла, чтобы загрузить документ, который ранее создали локально на компьютере. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из файла и укажите необходимый файл.

4.Сохраните карточку документа.

5.Отредактируйте содержимое документа. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Редактировать.

6.На повестку автоматически выдаются права доступа:

•сотруднику, который создал документ в системе – полные права;

•секретарю и председателю, которые указаны в карточке соответствующего совещания – на изменение;

•участникам, которые указаны в карточке соответствующего совещания – на просмотр.

При необходимости выдайте права доступа другим сотрудникам.

7.Добавьте связанные материалы, например, тезисы докладов, проекты решений, презентации к совещанию. Для этого свяжите документы с повесткой как Приложения. В результате при отправке на согласование или ознакомление необходимые материалы автоматически добавятся в задачу.

8.Отправьте документ на свободное согласование председателю и участникам совещания.

Если параметры проведения совещания заранее устно обговорены и нет необходимости в согласовании повестки, организуйте подписание документа председателем и отправьте на ознакомление участникам.

После согласования и подписания повестки в карточке документа можно посмотреть информацию о подписывающем в поле Подписал и основание для подписания.

СМ. ТАКЖЕ