В организации могут быть сотрудники, которые не работают в системе, но они также должны выполнять работы по поручениям. При этом в системе в качестве исполнителя поручения можно указать только сотрудника, для которого создана запись в справочнике «Сотрудники» Возможны ситуации, когда у сотрудников, которые не работают в системе:

•есть записи в справочнике и для них настроено замещение. В этом случае замещающий отвечает за передачу поручения исполнителю. Это рекомендуемый способ работы;

•нет записей в справочнике. В этом случае назначается ответственный, который передает поручение исполнителю.

Создание поручения

Если в системе для исполнителя работ есть запись в справочнике «Сотрудники», то создайте простое или составное поручение и в поле *Исполнитель укажите фактического исполнителя. Задание на исполнение поручения получит замещающий и передаст его нужному сотруднику.

Если для исполнителя работ по поручению нет записи в справочнике «Сотрудники»:

1.Свяжитесь с руководителем сотрудника для определения ответственного, который передаст поручение фактическому исполнителю.

2.Создайте простое или составное поручение.

3.В карточке поручения в поле *Исполнитель укажите ответственного за передачу поручения.

4.Введите текст поручения и добавьте информацию о фактическом исполнителе. Например: «Фактический исполнитель работ по поручению: <ФИО сотрудника, который не работает в системе>».

При необходимости дополнительно укажите, что поручение направлено по результатам согласования с руководителем, например: «Фактический исполнитель работ по поручению: <ФИО сотрудника>. Выдача поручения согласована с <ФИО руководителя сотрудника>».

Совет. Для контроля исполнения поручения воспользуйтесь рекомендацией.

Передача поручения исполнителю

Задание на исполнение поручения для сотрудника, который не работает в системе, может прийти вам по замещению, либо в тексте задачи может быть указано, что его нужно передать фактическому исполнителю. При получении такого задания:

1.Передайте текст поручения исполнителю. Чтобы быстро распечатать поручение из карточки задания, нажмите на кнопку Печать поручения.

Откроется документ в текстовом редакторе. Распечатайте документ, поставьте свою личную подпись в поле Распечатал и передайте поручение сотруднику.

ПОДРОБНЕЕ

2.Зафиксируйте факт передачи поручения на исполнение в карточке поручения в поле Отчет по исполнению поручения. Например, напишите «Задание передано в работу <ФИО сотрудника>, дата».

3.Сохраните карточку поручения.

4.Если вы получили задание на предоставление отчета о выполнении поручения, запросите у исполнителя необходимую информацию о проделанной работе. Отразите в задании полученную информацию и выполните его.

5.После того, как сотрудник выполнил поручение и передал вам всю необходимую информацию, внесите полученные результаты работ в поле Отчет по исполнению поручения карточки задания на исполнение поручения. Ранее добавленный текст о передаче задания в работу удалите.

6.Выполните задание на исполнение поручения.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024