Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Создание поручения

Составное поручение создается для выполнения работ несколькими равноправными исполнителями независимо друг от друга. Как правило, составные поручения используются для исполнения приказов, распоряжений и протоколов совещаний.

За каждый пункт поручения отвечает назначенный исполнитель. При этом пункт поручения может иметь свой срок и индивидуальное описание работ. Для совместной работы могут назначаться соисполнители, а для приемки результатов работ – свой контролер.

Создайте поручение одним из способов и определите его тип: простое или составное. Подробнее о том, как отправить простое поручение, см. в разделе «Простое поручение».

Примечание. Особенности создания поручения для сотрудника, который не работает в системе, см. в разделе «Исполнение поручения сотрудником, который не работает в системе».

Чтобы отправить составное поручение:

1.В карточке поручения на панели действий нажмите на кнопку Равноправные исполнители. При этом внешний вид карточки изменится.

2.Заполните поля в карточке поручения.

ПОДРОБНЕЕ

*Выдал. Автор поручения, может заполняться автоматически согласно персональным настройкам. В поле можно указать имя одного из сотрудников:

•руководителя, если вы являетесь его ассистентом, и в записи справочника «Ассистенты руководителя» установлен флажок Отправляет поручения от имени руководителя;

•отсутствующего сотрудника, если вы назначены замещающим;

•руководителя отсутствующего сотрудника, если вы назначены замещающим. При этом отсутствующий сотрудник является ассистентом руководителя с возможностью отправлять поручения от его имени;

•сотрудника, который вынес резолюцию по вложенному документу (выполнил задание на рассмотрение входящего документа, рассмотрение входящего документа с проектом резолюции или на рассмотрение адресатом при согласовании по регламенту);

•сотрудника, который выполнил задание на подписание документа в ходе согласования по регламенту или был указан в задаче подписывающим.

Контролер работ по поручению. Установите флажок На контроле, чтобы поле стало доступно для заполнения. Оно может заполняться автоматически согласно персональным настройкам. Поле обязательно для заполнения, если в пунктах поручения не указаны свои контролеры или указаны, но не во всех пунктах.

Совет. Если вы создаете поручение от имени руководителя и нужно, чтобы он проконтролировал выполнение работ, то укажите его контролером.

Копия. Сотрудники, которые заинтересованы в ходе выполнения работ по поручению. Помимо сотрудников можно также указать роли, группы, подразделения или наши организации. После старта задачи им будет отправлено уведомление.

Общий срок. Заполните поле, если исполнителям нужно выполнить работы к одному сроку. Иначе укажите индивидуальные сроки в пунктах поручения. Поле обязательно для заполнения, если в пунктах поручения не указаны свои сроки или указаны, но не во всех пунктах.

Если необходимо отправить на исполнение поручение без срока, создайте бессрочное поручение. Эта возможность доступна, если администратор включил соответствующую настройку модуля.

3.Заполните пункты поручения. Подробнее см. разделы «Добавление пунктов поручения» и «Редактирование пунктов поручения».

СОВЕТ. Чтобы быстро добавить пункты поручения для сотрудников подразделения, роли или команды проекта, на панели действий нажмите на кнопку Добавить исполнителей и в открывшемся окне выберите нужную группу, например делопроизводителей. Все сотрудники из группы добавятся в список исполнителей, и для каждого создастся отдельный пункт составного поручения. Затем отредактируйте созданные пункты поручения. Таким образом можно добавить пункты поручения для группы, в которую входят не более 100 сотрудников. Если количество сотрудников более 100, то появится предупреждение об этом и пункты не создадутся.

4.Если поручение создается из задания на рассмотрение документа или на создание поручения, то во вложения добавится ссылка на документ для исполнения и связанные с ним действующие приложения и приложения в разработке. Если для исполнения поручения понадобятся другие документы, то добавьте их вручную в группу вложений «Дополнительно».

ПРИМЕЧАНИЕ. Если поручение создается по устному распоряжению, то вручную добавьте в область вложений документ для исполнения и сопроводительные материалы. Связанные действующие приложения и приложения в разработке добавятся автоматически. При необходимости устаревшие приложения можно добавить вручную.

5.Отправьте поручение исполнителям. При этом учтите условия отправки:

•общее количество исполнителей не должно превышать 250;

•в карточке поручения должен быть заполнен общий текст поручения для всех исполнителей или индивидуальный текст для каждого пункта;

•в карточке поручения должен быть заполнен общий срок выполнения работ по поручению или индивидуальный срок для каждого исполнителя;

•в карточке поручения должен быть указан общий контролер по поручению или контролер по каждому пункту поручения.

Если какое-либо из условий не выполняется, при отправке поручения появится предупреждение.

Примечание. Если у участников задачи отсутствуют права на вложения, при старте задачи появится сообщение с предложением назначить права доступа.

В результате отправки составного поручения каждый исполнитель получит свое задание на исполнение пункта поручения.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если для исполнителей и соисполнителей настроены часовые пояса, то они получат задания со сроком, соответствующим их часовому поясу. Если не настроены, то часовой пояс вычисляется из настроек операционной системы компьютера исполнителя или соисполнителя.

Контролер получит задания на приемку работ от каждого исполнителя. Если для пункта поручения указан индивидуальный контролер, то задание отправится ему. Он может принять выполненные работы или отправить на доработку.

Изменение типа поручения

При необходимости до отправки на исполнение составное поручение можно изменить на простое. Для этого повторно нажмите на панели действий на кнопку Равноправные исполнители.

В результате:

•исполнителем простого поручения станет сотрудник, который указан первым в списке исполнителей. Остальные сотрудники станут соисполнителями;

•сроком простого поручения станет дата из поля Общий срок. Если поле не заполнено, то общим сроком выполнения станет срок первого пункта составного поручения. Если срок первого пункта не указан, то в простом поручении общий срок не заполнится. Сроки остальных пунктов поручения удалятся;

•контролером простого поручения станет сотрудник, который указан в поле Контролер. Если поле не заполнено, то контролером станет индивидуальный контролер из первого пункта составного поручения. Если он тоже не указан, то в простом поручении контролер не заполнится. Остальные индивидуальные контролеры пунктов поручения удалятся;

•общий текст составного поручения перенесется в текст простого поручения. Описания индивидуальных заданий исполнителей, а также информация о соисполнителях и сроках для них удалится.

СМ. ТАКЖЕ