Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки процессов > Настройки согласования > Создание правила согласования договорных документов

Чтобы создать правило согласования для договоров, дополнительных соглашений или актов к договору:

1.На обложке модуля «Настройки документооборота» в группе «Настройки согласования» выберите пункт Правила согласования.

В открывшемся справочнике нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Правило согласования договоров. Заполните поля в карточке правила:

*Имя. Название правила согласования договоров. Будет отображаться в поле *Регламент в карточке задачи на согласование по регламенту договорного документа.

Поле *Документопоток будет заполнено автоматически значением Договоры и доступно только для просмотра.

2.Заполните критерии и примечание к правилу согласования. Критерии позволяют указать для договорных документов каких видов и категорий, каких наших организаций и подразделений будет выполняться правило.

Наши организации, которые могут быть указаны в карточках договорных документов, отправляемых на согласование по регламенту. Если в карточке документа наша организация не указывается, то оставьте поле пустым.

Виды документов, для которых будет действовать правило согласования. В списке отображаются только те виды документов, которые относятся к документопотоку Договоры.

Подразделения, которые могут быть указаны в карточках договорных документов, отправляемых на согласование по регламенту. Если в карточке документа подразделение не указывается, то оставьте поле пустым.

Категории договоров. Для договорных документов выбранной категории будет определяться правило. В списке для выбора отображаются только те категории, которые доступны для указанных видов документов.

Примечание. Категория договорного документа определяется следующим образом:

•для договоров – из карточки договора в поле *Категория;

•для дополнительных соглашений – из карточки договора, который указан в поле *Договор карточки дополнительного соглашения.

Каждый критерий в правиле согласования имеет свой вес. Критерии в карточке расположены в порядке уменьшения веса: сначала Наши организации, затем Виды документов, Подразделения и Категории договоров. По заполненным критериям и их весу автоматически считается значение в поле Приоритет правила согласования.

ПОДРОБНЕЕ

3.Задайте настройки отправки документа на доработку:

Ответственный. Сотрудник, который по умолчанию будет ответственным за доработку документа при согласовании по данному правилу. Возможные значения:

•Инициатор согласования документа;

•Сотрудник/роль. При выборе становится доступно поле *Сотрудник/роль. Укажите в нем имя конкретного сотрудника или роль с одним участником.

•Роль согласования. При выборе становится доступно поле *Роль согласования. Укажите в нем нужную роль.

Важно. Настройки конкретного этапа приоритетнее, чем настройки правила согласования. Поэтому, если ответственные за доработку документа в настройках этапа и правила отличаются, то задание на доработку получит ответственный из этапа согласования.

Срок, дней. Срок выполнения задания на доработку. Указывается в рабочих днях. Срок по умолчанию 3 дня.

Если после доработки документ необходимо обязательно согласовать:

•со всеми согласующими, которые указаны в задаче на согласование, то снимите флажок Разрешить согласование с уменьшающимся кругом согласующих. Все согласующие получат задание на согласование доработанного документа, даже если кто-то из них уже согласовал документ;

•только с согласующими, которые отправили документ на доработку, оставьте флажок Разрешить согласование с уменьшающимся кругом согласующих установленным. При выполнении задания на доработку в параметрах согласования инициатор может отправить сотрудникам, которые уже согласовали документ, уведомление, повторное задание на согласование или ничего не отправлять.

По умолчанию флажок установлен.

4.Задайте настройки прав доступа на документ для инициатора согласования. Если необходимо запретить инициатору редактировать основной документ и приложения после отправки на согласование по регламенту, установите флажок Понизить права инициатора согласования до «Просмотр». Инициатор сможет вносить изменения только после получения задания на доработку или прекращения задачи на согласование.

Ограничиваются личные права инициатора на документы. Если инициатор включен в группу пользователей или роль, для которых настроены полные права или права на изменение документов, то он по-прежнему сможет их редактировать.

ВАЖНО. Если для основного документа включен строгий доступ, права инициатора согласования не меняются на «Просмотр», чтобы в дальнейшем он мог выдать права участникам задачи.

5.Перейдите на закладку «Схема» и настройте схему согласования. Добавьте на схему этапы согласования в той последовательности, в которой должны обрабатываться документы.

6.Сохраните карточку правила согласования. Будет создана первая версия правила согласования с состоянием Черновик. Доработайте черновик, проверьте настройки с помощью «Сводного отчета по правилам согласования». При этом сотрудники не смогут использовать черновик для отправки документов на согласование по регламенту. Подробнее см. «Жизненный цикл правила согласования».

При сохранении карточки правила проверяется наличие дублей. Проверка выполняется по приоритету, который автоматически рассчитывается в зависимости от заданных критериев: Наши организации, Подразделения, Виды документов, Категории договоров. Если дубли найдены, появится соответствующее сообщение:

Для просмотра списка дублей перейдите по ссылке Показать дубли в тексте сообщения. При необходимости внесите изменения в критерии существующего или нового правила. . Если в системе настроено несколько действующих правил с одинаковым максимальным приоритетом, инициатор согласования должен вручную выбрать нужный регламент при старте задачи.

При необходимости распечатайте отчет «Правило согласования», чтобы согласовать новое правило с руководством.

7.После того, как черновик версии правила согласования подготовлен, сделайте его действующим. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Сделать действующим. В поле *Состояние значение изменится на Действующая. В результате сотрудники смогут выбирать версию данного правила в задачах на согласование по регламенту.

Предположим, что на согласование отправляется договор, в карточке которого указаны критерии:

•в поле *Вид документа – Договор закупки;

•в поле *Категория – Закупка оборудования;

•в поле *Наша орг. – ЗАО «ТехноСистемы».

Для согласования договоров закупки в системе настроено два правила, у которых есть действующие версии:

Правило 1	Правило 2

В результате при отправке договора на согласование произойдет следующее:

•для договора определится список всех подходящих правил: в него будут входить оба правила, так как все критерии совпадают с данными карточки договора;

•в карточку задачи на согласование документа в поле *Регламент автоматически подставится правило с максимальным приоритетом – правило 2;

•правило 1 будет доступно для выбора. При необходимости сотрудник может перевыбрать правило 2 на правило 1.

Предположим, что в организации к согласованию договорных документов по регламенту предъявляются требования:

•если документ и приложения отправлены на согласование, то инициатор может редактировать их только при получении задания на доработку. В остальное время документы доступны на просмотр;

•если в настройках этапа согласующий получает права на изменение или полные права на основной документ и приложения, то после выполнения задания у него остаются права только на просмотр.

Чтобы настроить регламент согласования по указанным требованиями:

1.В карточке нового или существующего правила согласования договоров установите флажок Понизить права инициатора согласования до «Просмотр».

2.На схеме правила добавьте новые этапы согласования или доработайте существующие. Для этого в карточках нужных этапов в поле *Тип прав выберите значение Изменение или Полный доступ. Затем установите флажок Понизить права исполнителей этапа до «Просмотр» после выполнения задания.

ВАЖНО. При доработке существующих этапов учтите, что внесенные изменения повлияют на правила согласования, в которых используются эти этапы.

3.Сохраните карточку правила согласования.

В результате при согласовании договора:

•инициатор сможет редактировать вложенные документы только после получения задания на доработку или прекращения задачи на согласование;

•после выполнения заданий у согласующих останутся права только на просмотр документов.

СМ. ТАКЖЕ