Документы > Удаление документов

При необходимости документы из системы можно удалять, но делать это не рекомендуется, поскольку их невозможно восстановить. Стоит удалять только ошибочно созданные документы. В остальных случаях документы лучше изменять, например, создавать новые версии из файла или шаблона. У простых документов можно изменять тип. Нельзя удалять из системы электронные документы, поступившие из сервиса обмена.

Сотрудник может удалять документы, если он включен в роль «Пользователи с правами на удаление документов». Для этого нужно иметь права на их изменение. Администраторы могут удалять документы, записи справочников и задачи.

Кроме того, для удаления необходимо, чтобы выполнялись условия:

•документы и их карточки не редактируются;

•документы не зарегистрированы, не пронумерованы, и для них не зарезервированы номера;

•документы не отправлялись задачей на согласование, рассмотрение, ознакомление или исполнение поручением;

•документы не указаны в карточке другого объекта системы. Например, в карточке приложения на закладке «Свойства» в поле *Ведущий док. указывается документ, к которому относится приложение. В этом случае удаление ведущего документа недоступно.

Чтобы удалить документы, выделите их в списке и на панели действий нажмите на кнопку Удалить записи. В открывшемся окне нажмите Да:

Если на панели действий нет кнопки удаления, проверьте, что:

•на все выделенные объекты у вас есть нужный тип прав. Например, на документы должны быть права «Изменение», а на записи справочника и задачи – «Полный доступ»;

•удаляемые документы не зарегистрированы, не пронумерованы и для них не зарезервированы номера. Если у вас есть права на соответствующий журнал регистрации, отмените регистрацию;

•удаляемые документы и записи справочников не указаны в карточках других объектов системы;

•удаляемые задачи завершены или прекращены;

•выделено не больше 100 записей.

Также при удалении документов можно отправить администратору задачу с указанием документа и причины удаления. Если вам по должностным обязанностям необходимо удалять документы, попросите администратора включить вас в роль «Пользователи с правами на удаление документов».

Если пытались удалить один документ и удаление завершилось ошибкой, то появится сообщение с причиной. Например «Удаление документа запрещено, так как он используется в задачах». В этом случае в карточке документа на панели действий в выпадающем списке Поиск выберите пункт Вложен в задачи. Прекратите задачи, в которые вложен документ. Подробнее см. пример удаления документа с конфиденциальными данными.

Если при попытке удалить несколько документов не удалось удалить некоторые из них, появится сообщение: