Прикладные модули > Договоры > Создание исходящего счета

Исходящий счет создается внутри организации и отправляется контрагенту, например, вместе с договором. Также исходящий счет может отправляться контрагенту, когда завершаются работы по одному из этапов договора. Менеджер готовит акт выполненных работ и отправляет его на согласование по регламенту. В ходе согласования руководитель подписывает акт, а бухгалтер выписывает счет на оплату. Весь комплект документов отправляется контрагенту через сервис обмена.

Права на создание исходящего счета по умолчанию доступны сотрудникам, включенным в роль «Ответственные за договоры» или «Ответственные за финансовый архив».

Чтобы создать исходящий счет:

1.Нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Исходящий счет.

Другие способы создания иcходящего счета

2.Заполните поля в открывшейся карточке:

ПОДРОБНЕЕ

*Вид документа. Выбирается, если в системе настроены разные виды счетов, например, исходящий счет на оплату, исходящий счет на предоплату.

Договор или дополнительное соглашение, к которому прилагается счет. Связанные со счетом документы отображаются в виде дерева в карточке документа на закладке «Связи».

Содержание. Краткая характеристика исходящего счета на оплату.

*Контрагент. Организация, персона или банк, которому выставляется счет.

Контакт. Контактное лицо контрагента.

Наша орг. Наша организация, от имени которой контрагенту выставляется счет на оплату товаров или услуг.

*Подразделение, к которому относится исходящий счет.

Подписал. Сотрудник, который подписывает исходящий счет. Для выбора доступны сотрудники с правом подписи соответствующих документов.

Основание. Право подписи, по которому исходящий счет подписывается со стороны нашей организации. Заполняется автоматически с учетом приоритета права подписи, если указан подписывающий.

*Общая сумма и Валюта. Сумма счета с НДС и валюта, в которой она указана. По умолчанию отображается валюта, для которой в справочнике Валюты установлен флажок Валюта по умолчанию. При необходимости выберите другое значение. Если нужной валюты нет, обратитесь к администратору.

Ставка НДС, применимая к счету. Для выбора доступны значения из справочника «Ставки НДС».

Сумма НДС. Вычисляется автоматически, если указана общая сумма и выбрана ставка НДС. При необходимости поле можно заполнить вручную.

Сумма без НДС. Разница между общей суммой и суммой НДС. Вычисляется автоматически, если указаны обе суммы. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Примечание. Поля Наша орг. и *Подразделение заполняются автоматически согласно персональным настройкам или настройкам системы.

Количество листов в бумажном экземпляре документа.

Место хранения бумажного экземпляра документа, например, номер тома.

Количество листов приложений к документу в бумажном виде. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Рубрика и Подрубрика. Категория, к которой относится документ в соответствии с его содержанием. Список для выбора определяется администратором системы. Из карточки рубрики можно найти все документы по нужной тематике. По умолчанию поля не отображаются. При необходимости попросите аналитика добавить их на форму с помощью редактора форм.

ИД внешней системы. Идентификатор документа во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Номер заказа по договору. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика сделать его видимым в редакторе форм.

3.Создайте содержимое документа:

•из шаблона, чтобы использовать утвержденную в организации типовую форму документа. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из шаблона. В открывшемся окне выберите шаблон исходящего счета на оплату. Рекомендуется использовать шаблоны с автозаполнением, чтобы в содержимое документа автоматически подставились данные из карточки. Это сокращает время на подготовку документа и уменьшает вероятность возникновения ошибок;

•из файла, чтобы загрузить документ, который ранее создали локально на компьютере. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из файла и укажите путь к нужному файлу.

4.Настройте права доступа на документ.

5.Сохраните карточку документа.

При необходимости отправьте исходящий счет контрагенту в комплекте документов, например, вместе с договором.

СМ. ТАКЖЕ