1.В модуле «Настройки документооборота» в справочнике Право подписи нажмите на кнопку , затем в выпадающем списке в группе «Активный список» выберите пункт Право подписи.

Заполните поля в карточке:

*Подписывающий. Сотрудник, для которого настраивается право подписи документов. Также в качестве подписывающего можно выбрать одну из предопределенных ролей: «Все пользователи», «Ответственные за договоры», «Руководители наших организаций», «Руководители подразделений».

*Должность. Должность сотрудника, для которого настраивается право подписи документов. Заполняется автоматически, если указан подписывающий и в его карточке указана должность. Например, значение этого поля используется для заполнения должности сотрудника в финансово-хозяйственных документах в информации о продавце или покупателе.

СОВЕТ. Если сотрудник одновременно работает в нескольких организациях и на разных должностях, то для него в системе заведено несколько записей в справочнике Сотрудники. В этом случае по должности можно проверить, верная ли запись подписывающего указана в праве подписи. Если должность неверная, то измените подписывающего вручную.

*Тип основания, на котором предоставлено право подписи. В выпадающем списке выберите:

•«Должностные обязанности», если подписание документов входит в должностные обязанности сотрудника. В этом случае в поле *Основание подписания автоматически указывается «Устав». Если основание для подписания другое, очистите поле и заполните его вручную;

•«Доверенность», если полномочия на подписание документов переданы сотруднику на основании доверенности. Значение доступно для выбора, если в качестве подписывающего указан сотрудник, а не роль.

В этом случае в поле *Документ-основание укажите доверенность, оформленную на сотрудника. Для выбора доступны только действующие доверенности. Поля *Основание для подписания, *Действует с и *Действует по заполнятся автоматически из карточки документа;

•«Электронная доверенность», если полномочия на подписание документов переданы сотруднику на основании электронной доверенности. Значение доступно для выбора, если в качестве подписывающего указан сотрудник, а не роль.

В этом случае в поле *Документ-основание укажите эл. доверенность, оформленную на сотрудника. Для выбора доступны только действующие эл. доверенности. Поля *Основание для подписания, *Действует с и *Действует по заполнятся автоматически из карточки документа;

•«Другой документ», если полномочия на подписание документов переданы сотруднику на основании распорядительного документа, например, приказа или постановления. В поле *Основание подписания укажите наименование, номер и дату документа, на основании которого сотруднику выдаются права на подписание от имени нашей организации. Например, «Приказ №16/2 от 19.03.2022». При необходимости занесите документ в систему и укажите его в поле Документ-основание.

Действует с и Действует по. Период действия права подписи. Возможные варианты:

•поля не заполнены – бессрочное право подписи, действует с момента создания записи справочника;

•заполнено поле Действует с – бессрочное право подписи, действует с указанной даты;

•заполнено поле Действует по – право подписи действует с момента создания записи справочника и до указанной даты;

•оба поля заполнены – право подписи действует в указанный период.

Примечание. Если в праве подписи в качестве основания указана доверенность или электронная доверенность, то в полях Действует с и *Действует по автоматически заполняется период действия доверенности из карточки документа. При необходимости его можно сократить вручную. Увеличивать период нельзя, так как он должен входить в период действия доверенности.

*Сертификат электронной подписи (ЭП) для подписания документов. Поле обязательно для заполнения, если в праве подписи в качестве основания указана электронная доверенность. Также поле доступно для изменения, если в поле *Подписывающий указан сотрудник, а не роль, и в поле Наши организации указана одна организация.

В поле можно выбрать сертификаты ЭП, зарегистрированные в системе для подписывающего. Если сертификат указан, то при подписании документа в заданиях на согласование по регламенту с руководителем и другими сотрудниками, на подписание, на рассмотрение адресатом или несколькими адресатами автоматически будет использован подходящий сертификат.

ПОДРОБНЕЕ

Приоритет права подписи документов. Значение по умолчанию 0 (минимальный приоритет). Приоритет влияет:

•на заполнение поля Основание в карточке документа.

При заполнении подписывающего в карточке документа в поле Основание автоматически указывается право подписи с сертификатом. Если такого нет, то указывается право подписи с наибольшим приоритетом.

Если найдены права подписи с одинаковым приоритетом, то подбираются права по типу основания: сначала «Должностные обязанности», затем «Электронная доверенность», «Доверенность» и «Другой документ». Если и в этом случае найдены одинаковые права подписи, то подбираются права с наибольшим сроком действия. А если сроки одинаковые, то берется последнее созданное право подписи;

•на выбор подходящего права подписи при подписании документа.

Если в карточке документа не заполнено поле Основание или заполнено не тем правом подписи, то подбирается право подписи с наибольшим приоритетом. По нему определяется сертификат для подписания документа.

Если найдены права подписи с одинаковым приоритетом, то подбираются права по типу основания: сначала «Должностные обязанности», затем «Электронная доверенность», «Доверенность» и «Другой документ». Если и в этом случае найдены одинаковые права подписи, то подбираются права с наибольшим сроком действия. А если сроки одинаковые, то берется последнее созданное право подписи;

•на заполнение поля *На подпись в карточке задачи на согласование по регламенту.

Сотрудник с наибольшим приоритетом права подписи по умолчанию указывается в качестве подписывающего в поле *На подпись карточки задачи. Если у нескольких сотрудников есть право подписи с одинаковым приоритетом, то подписывающего в задаче на согласование по регламенту нужно указать вручную.

Например, право подписи договоров есть у руководителя организации и его заместителя. Для уменьшения нагрузки на руководителя необходимо, чтобы основной поток заданий на подписание договоров поступал заместителю. В этом случае сделайте приоритет права подписи у заместителя больше, чем у руководителя.

2.Заполните критерии, по которым определяется, на какие документы у подписывающего будут права подписи.

ПОДРОБНЕЕ

3.Чтобы сотрудник мог подписывать документы только до определенной суммы, задайте ограничения. Для этого в поле *Лимит выберите значение Общая сумма документа и заполните поля *Сумма и *Валюта. Например, если руководитель отдела продаж может подписывать договоры с общей суммой до 75.000 рублей включительно, то в поле *Сумма укажите 75000. В результате:

•если в карточке документа общая сумма не указана или она больше, чем сумма, заданная в ограничении права подписи, то сотрудник не сможет подписать документ;

•если в карточке документа поля Общая cумма нет, то ограничение не действует и сотрудник сможет подписать документ.

По умолчанию в поле *Лимит установлено значение Без ограничений.

4.Сохраните карточку.

В результате для сотрудника появится право подписи документов в соответствии с заданными критериями и ограничениями. При подписании документа критерии и ограничения в карточке права подписи сравниваются со значениями полей карточки подписываемого документа. Если они совпадают, сотрудник может подписывать документ электронной подписью с результатом «Утверждено».

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024