Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам > Мониторинг выданных договорных документов

Для отслеживания местонахождения и контроля сроков возврата выданных оригиналов и копий бумажных договорных и финансово-хозяйственных документов используйте список «Документы у сотрудников» (модуль «Договоры»).

В списке отображается информация о договорах, дополнительных соглашениях, входящих счетах и финансово-хозяйственных документах, у которых оригиналы или копии выданы сотрудникам и подлежат возврату. У таких документов в карточке на закладке «Выдача» есть запись с действием «Выдача сотруднику» и нет отметки о возврате.

Важно. Оригиналы или копии одного документа могут быть выданы нескольким сотрудникам. В этом случае в столбце Кому передан будет указан сотрудник, который должен вернуть документ раньше остальных. В столбце Срок возврата будет указана дата, к которой указанный сотрудник должен вернуть документ.

Чтобы добавить отметку о возврате бумажного экземпляра документа, выделите документ в списке и на панели действий нажмите на кнопку Вернуть документ. Отметку о возврате документа могут добавлять сотрудники, которые имеют права на изменение документа и входят в группу регистрации договорных документов.

Для поиска документов в списке по заданным параметрам используйте панель фильтрации.

Параметры фильтрации документов у сотрудников
Документ
Вид документа	Документы выбранного вида, например, Договор аренды, Дополнительное соглашение, Товарная накладная
Находится
У сотрудника	Документы, которые: •выданы выбранному сотруднику; •отправлены контрагенту, а выбранный сотрудник указан ответственным за их возврат
В подразделении	Документы, выданные сотрудникам указанного подразделения
Получен из
Группа регистрации	Документы, зарегистрированные или с зарезервированным номером в журнале регистрации указанной группы регистрации
Дело	Документы, которые были выданы сотрудникам из указанного дела
Просроченные
Только просроченные	Документы, у которых истек срок возврата и нет отметки о возврате
Должен быть возвращен
До конца дня До конца недели До конца месяца В период	Документы, которые должны быть возвращены в выбранный период

Совет. Отфильтрованный список можно экспортировать в Microsoft Excel в формате XLS или в таблицу формата CSV. Например, для последующей печати или для анализа данных списка с количеством записей более 1000. Для этого на панели действий в выпадающем списке выберите пункт Экспортировать в Excel или Экспортировать в CSV:

СМ. ТАКЖЕ