Практические рекомендации > Обмен с контрагентами > Что делать, если контрагент сообщил, что будет подписывать только бумажный экземпляр документа

Ситуация

В рамках согласования по регламенту договор согласован, подписан в нашей организации и отправлен на подписание контрагенту через сервис обмена. Контрагент сообщил, что не будет подписывать документ в сервисе и просит отправить ему бумажные экземпляры. Необходимо аннулировать электронный документ в сервисе обмена, инициировать работы по подготовке и отправке контрагенту бумажных экземпляров документа.

Решение

Действия инициатора согласования:

1.Найдите и откройте задачу на согласование документа по регламенту. Отправьте из нее подзадачу с просьбой аннулировать документ в сервисе обмена сотруднику, у которого есть права на работу с сервисом.

После аннулирования документа задание на контроль возврата в рамках задачи на согласование по регламенту автоматически прекратится. Придет задание на доработку документа.

2.Воспользуйтесь одним из вариантов:

•измените способ отправки в задаче на согласование документа по регламенту, чтобы дальнейшая обработка документа выполнялась в рамках регламента согласования;

•если по каким-то причинам изменение способа отправки в задаче на согласование по регламенту недопустимо (например, сотрудники не хотят получать повторные задания), то обработайте документ вручную.

1.В карточке задания на доработку документа в поле Способ доставки укажите необходимый способ доставки бумажного экземпляра документа контрагенту, например, Почта:

В тексте задания укажите, что условия договора остаются прежними, меняется только способ отправки.

2.В карточке договора в группе полей «Жизненный цикл» в поле Состояние укажите значение В разработке:

3.Выполните задание на доработку документа с результатом Исправлено.

В результате договор отправится на повторное согласование, печать, подписание, регистрацию и отправку бумажных экземпляров контрагенту. Так как повторно согласовывать и регистрировать договор не нужно, то исполнители могут просто выполнить свои задания. Если в правиле согласования разрешено согласование с уменьшающимся кругом, то этап повторного согласования документа с согласующими пропускается.

Плюсы решения:

•задания на печать, подписание бумажного экземпляра и отправку документа контрагенту формируются автоматически, если в правиле согласования есть соответствующие этапы;

•состояние согласования с контрагентом в карточке документа изменяется автоматически:

•в карточке документа на закладке «Выдача» корректно отражается информация об отправке контрагенту бумажных экземпляров документа. Контролировать возврат документа от контрагента можно с помощью списка «Документы у контрагентов».

Минусы решения:

•если в правиле есть этапы печати, подписания бумажного экземпляра и отправки документа контрагенту, то исполнители получат повторные задания на новом круге согласования;

•в карточке документа в поле Местонахождение отображается, что документ аннулирован в сервисе обмена, вне зависимости от дальнейших действий с документом.

1.Выполните задание на доработку с результатом Прекратить.

2.В карточке договора в группе полей «Жизненный цикл» в поле Состояние укажите значение В разработке.

3.Отправьте подзадачу ответственному за печать, передачу на подписание и отправку бумажного экземпляра документа контрагенту.

4.После отправки контрагенту бумажных экземпляров документа в карточке документа в группе полей «Жизненный цикл» в поле Согл. с контрагентом вручную укажите значение На согласовании.

5.На закладке «Выдача» добавьте отметку об отправке документа контрагенту.

Так как документ аннулирован в сервисе обмена, в журнале передачи оригиналов и копий документа действие Отправка контрагенту нельзя указать вручную. Поэтому в новой строке выберите действие Выдача сотруднику и укажите сотрудника, ответственного за контроль возврата документа от контрагента. Укажите ожидаемый срок возврата бумажных экземпляров.

Для контроля возврата документа используйте список «Документы у сотрудников».

6.После возврата бумажных экземпляров документа от контрагента в карточке документа в группе полей «Жизненный цикл» в поле Согл. с контрагентом вручную укажите значение Подписан или Не подписан.

7.На закладке «Выдача» добавьте отметку о возврате документа:

Плюсы решения: нет повторных заданий на согласование, подписание и регистрацию договора.

Минусы решения:

•необходимо вручную отправлять задачи на печать документа, подписание бумажного экземпляра и отправку документа контрагенту;

•необходимо вручную отслеживать и изменять состояние согласования с контрагентом в карточке документа в группе полей «Жизненный цикл»;

•в карточке документа на закладке «Выдача» информация об отправке документа контрагенту отображается как выдача бумажных экземпляров документа сотруднику. Поэтому контролировать возврат документа от контрагента необходимо в списке «Документы у сотрудников»;

СМ. ТАКЖЕ