Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Создание поручения

Подчиненное поручение создается, если необходимо передать часть работ другому сотруднику. Чтобы создать подчиненное поручение:

1.В карточке поручения нажмите на кнопку Создать подчиненное поручение:

2.Заполните поля в карточке:

ПОДРОБНЕЕ

*Выдал. Автор подчиненного поручения. В поле можно указать имя одного из сотрудников:

•руководителя, если вы являетесь его ассистентом, и в записи справочника «Ассистенты руководителя» установлен флажок Отправляет поручения от имени руководителя;

•отсутствующего сотрудника, если вы назначены замещающим;

•руководителя отсутствующего сотрудника, если вы назначены замещающим. При этом отсутствующий сотрудник является ассистентом руководителя с возможностью отправлять поручения от его имени;

•сотрудника, который вынес резолюцию по вложенному документу (выполнил задание на рассмотрение входящего документа, рассмотрение входящего документа с проектом резолюции или на рассмотрение адресатом при согласовании по регламенту);

•сотрудника, который выполнил задание на подписание документа в ходе согласования по регламенту или был указан в задаче подписывающим.

Контролер работ по подчиненному поручению. Поле становится доступным и обязательным для заполнения, если установлен флажок На контроле. Может заполняться автоматически согласно персональным настройкам.

Совет. Если вы создаете поручение от имени руководителя и нужно, чтобы он проконтролировал выполнение работ, то укажите его контролером.

*Исполнитель. Сотрудник, ответственный за выполнение работ по подчиненному поручению и контроль работ соисполнителей. Получает задания на приемку работ от соисполнителей.

*Срок выполнения работ по подчиненному поручению для исполнителя.

Если необходимо отправить на исполнение поручение без срока, создайте бессрочное поручение. Эта возможность доступна, если администратор включил соответствующую настройку модуля.

Соисполнители. Сотрудники, которые назначаются для совместной работы над подчиненным поручением. Выполненные работы соисполнителей контролирует исполнитель.

Общее количество исполнителей не должно превышать 250. Если исполнителей больше, то при старте задачи появится сообщение об этом.

*Срок выполнения работ по подчиненному поручению для соисполнителей. Поле становится доступным и обязательным для заполнения, если указаны соисполнители. Срок должен быть меньше или равен сроку подчиненного поручения для исполнителя.

По умолчанию срок подчиненного поручения для соисполнителей меньше, чем у исполнителя. Так у исполнителя остается время, чтобы свести всю полученную информацию и выполнить задание в срок. Значение, насколько сдвигается срок для соисполнителя по умолчанию, задается администратором.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если система не смогла определить срок соисполнителя, например, он выпал на прошедшее время, то установится текущий день.

Копия. Сотрудники, которые заинтересованы в ходе выполнения работ по подчиненному поручению. Помимо сотрудников можно также указать роли, группы, подразделения или наши организации. После старта задачи им будет отправлено уведомление.

3.Заполните текст поручения. Укажите, что нужно сделать исполнителю подчиненного поручения и соисполнителям, если они назначены для совместной работы.

4.Если после выполнения подчиненного поручения нужно сразу выполнить ведущее задание, установите флажок Автоматически выполнить мое задание после выполнения подчиненного поручения.

В этом случае после выполнения подчиненного поручения формируется только уведомление, а не задание на приемку. В карточке поручения в области переписки отображаются отчеты всех исполнителей:

Отчеты исполнителей можно также посмотреть на закладке «Задачи» в карточке документа, по которому выполняется поручение.

5.Если подчиненное поручение создается из задания на рассмотрение документа или на создание поручения, то во вложении будет ссылка на документ для исполнения и связанные с ним приложения. Если для исполнения подчиненного поручения понадобятся другие документы, то добавьте их вручную в группу вложений «Дополнительно».

ПРИМЕЧАНИЕ. Если подчиненное поручение создается по устному распоряжению, то вручную добавьте в область вложений документ для исполнения и сопроводительные материалы.

6.Отправьте поручение исполнителям.

Примечание. Если у участников задачи отсутствуют права на вложения, при старте задачи появится сообщение с предложением назначить права доступа.

Если для исполнителя и соисполнителей подчиненного поручения настроены часовые пояса, то они получат задания со сроком, соответствующим их часовому поясу. Если не настроены, то часовой пояс вычисляется из настроек операционной системы компьютера исполнителя или соисполнителя.

Проект подчиненного поручения

Подчиненное поручение создается автоматически, если для исполнителя настроен виртуальный помощник. В этом случае исполнителю приходит задание на исполнение поручения с вложенным проектом подчиненного поручения:

Проект подчиненного поручения не создается, если:

•виртуальный помощник обучен на недостаточном количестве поручений;

•документ для исполнения отсутствует или вероятность, с которой определился исполнитель, ниже минимальной;

•сервисы Directum Ario недоступны в момент создания задания на исполнение поручения;

•в справочнике Сотрудники записи определившихся исполнителей закрыты.

Чтобы делегировать исполнение:

1.Из карточки задания на исполнение откройте проект подчиненного поручения:

В его карточке автоматически:

•заполняются отправитель и текст поручения: «В работу»;

•устанавливаются срок и важность, а также вкладывается документ для исполнения из основного поручения;

•определяется исполнитель в результате обработки документа для исполнения интеллектуальными сервисами Directum Ario;

•устанавливаются флажки Автоматически выполнить мое задание после выполнения подчиненного поручения и На контроле, а также указывается контролер, если выполнены соответствующие настройки системы для поручений.

2.Проверьте корректность заполнения полей и при необходимости измените их значения.

3.Если для исполнения подчиненного поручения понадобятся другие документы, то добавьте их вручную в группу вложений «Дополнительно».

4.Отправьте поручение исполнителю.