Прикладные модули > Делопроизводство > Доверенности

1.В списке «Реестр доверенностей» нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Доверенность.

2.Заполните поля в открывшейся карточке:

*Вид документа. Выбирается, если в системе настроены разные виды доверенностей, например, доверенность на подписание документов, доверенность на получение товарно-материальных ценностей. Список доступных для выбора видов документа определяется администратором системы.

Для разных видов доверенностей может быть предусмотрен свой регламент обработки. В этом случае при отправке документа на согласование по регламенту в зависимости от вида автоматически определяется подходящее правило согласования.

*Содержание. Краткая характеристика полномочий, которые получает сотрудник на основании доверенности. Текст содержания используется в имени документа. Например, укажите «Подписание договорных документов», «Получение товарно-материальных ценностей».

*Кому выдана. Сотрудник нашей организации, которому выдана доверенность. При выборе сотрудника автоматически заполняются поля *Наша орг. и *Подразделение.

*Наша орг. Организация, от имени которой сотрудник уполномочен совершать юридически значимые действия, например подписывать документы.

*Подразделение сотрудника, которому выдана доверенность.

*Подписал. Сотрудник нашей организации, который подписал доверенность.

Подготовил. Сотрудник, который подготовил доверенность. По умолчанию указывается сотрудник, который создает документ в системе.

Основание. Право подписи, по которому документ подписывается со стороны нашей организации. Заполняется автоматически с учетом приоритета права подписи, если указан подписывающий.

*Действует с. Дата начала действия доверенности.

*Действует по. Дата окончания срока действия доверенности.

Дней для завершения. За указанное количество дней отправляется уведомление о том, что срок действия доверенности подходит к концу. Уведомление приходит:

•сотруднику, которому выдана доверенность, если у него в персональных настройках на закладке «Свойства» установлен флажок Моих доверенностей;

•сотруднику, который подготовил документ, если у него в персональных настройках на закладке «Свойства» установлен флажок Моих доверенностей;

•руководителю сотрудника, которому выдана доверенность, если у него в персональных настройках на закладке «Свойства» установлен флажок Доверенностей моих подчиненных;

Если в поле Дней для завершения указано значение, превышающее оставшийся срок действия доверенности, отображается соответствующее сообщение. В этом случае скорректируйте значение.

Оставьте поле Дней для завершения пустым, чтобы уведомление приходило в день завершения срока действия доверенности.

Количество листов в бумажном экземпляре документа.

Место хранения бумажного экземпляра документа, например, номер тома.

Количество листов приложений к документу в бумажном виде. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Рубрика и Подрубрика. Категория, к которой относится документ в соответствии с его содержанием. Список для выбора определяется администратором системы. Из карточки рубрики можно найти все документы по нужной тематике. По умолчанию поля не отображаются. При необходимости попросите аналитика добавить их на форму с помощью редактора форм.

ИД внешней системы. Идентификатор документа во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

3.Создайте содержимое документа:

•из шаблона, чтобы использовать утвержденную в организации типовую форму документа. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из шаблона. В открывшемся окне выберите подходящий шаблон доверенности. Рекомендуется использовать шаблоны с автозаполнением, чтобы в содержимое документа автоматически подставились данные из карточки. Это сокращает время на подготовку документа и уменьшает вероятность возникновения ошибок.

Совет. Если шаблон не соответствует форме документа, которая утверждена в организации, или для него не настроено автозаполнение, обратитесь к администратору системы.

•из файла, чтобы загрузить документ, который ранее создали локально на компьютере. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из файла и укажите путь к нужному файлу;

•со сканера, чтобы отсканировать бумажный экземпляр документа. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать со сканера.

4.Сохраните карточку документа.

5.Если в системе настроена автоматическая нумерация доверенностей, то документу присваивается номер, а в качестве даты документа указывается текущая дата.

Чтобы изменить номер или указать дату документа, отличную от текущей, вручную измените регистрационные данные. Для этого на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Изменить реквизиты.

6.Отредактируйте содержимое документа, если он создан из шаблона. Укажите в доверенности полномочия сотрудника, в каких учреждениях он может представлять интересы доверителя и какие действия совершать. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Редактировать.

7.На доверенность автоматически выдаются права доступа:

•сотруднику, которому выдана доверенность, – на просмотр;

•сотруднику, который создал документ в системе, – полные права.

При необходимости выдайте права доступа другим сотрудникам.

8.При необходимости отправьте доверенность на согласование по регламенту или на свободное согласование.

После создания документ попадает в список «Реестр доверенностей».

Примечание. Из карточки доверенности можно быстро создать право подписи документов.

СМ. ТАКЖЕ

Создание доверенностей

Создание доверенностей