Для каждого подразделения, настроенного в сервисе обмена для организации, в системе автоматически создается абонентский ящик подразделения.

Важно. При работе с сервисом обмена СБИС синхронизируется только обособленное подразделение – филиал.

По умолчанию в абонентском ящике не указан ответственный сотрудник. Поэтому документы, которые в сервисе обмена отправлены в подразделение, поступают на обработку ответственному за абонентский ящик нашей организации. Чтобы уменьшить его нагрузку, укажите ответственных в абонентских ящиках подразделений и задайте остальные настройки.

ПРИМЕЧАНИЕ. При обмене документами через роуминг документы всегда поступают в головное подразделение нашей организации, независимо от настройки.

Чтобы настроить абонентский ящик подразделения, откройте карточку нужного абонентского ящика из задания на обработку результатов синхронизации оргструктуры. Либо на обложке модуля «Компания» в группе «Интеграция» выберите пункт Наши абонентские ящики сервисов обмена. В открывшемся списке:

1.Выберите нужный абонентский ящик и заполните поля:

*Задание на обработку. Способ маршрутизации заданий на обработку документов, которые поступают из сервиса обмена в адрес подразделения нашей организации. Выберите значение:

•Отв. за аб. ящик, чтобы все задания на обработку документов получал сотрудник, указанный в поле Ответственный. Значение по умолчанию. Если для абонентского ящика подразделения ответственный не указан, то задания на обработку получит ответственный за абонентский ящик нашей организации;

•Отв. за контрагента, чтобы задания на обработку документов получали сотрудники, которые отвечают за взаимодействие с контрагентами. Ответственный за контрагента указывается в карточке организации в поле Ответственный. Если поле не заполнено, то все задания на обработку получит ответственный за абонентский ящик подразделения;

•Не отправлять, если поступившие документы заносятся в систему, но задания и уведомления по ним формировать не нужно. Например, когда бухгалтер работает с финансово-хозяйственными документами только в учетной системе с помощью интеграционного решения сервиса обмена и не обрабатывает их в Directum RX.

Важно. Независимо от выбранного способа маршрутизации заданий на обработку, все приглашения к обмену, задания на отправку извещений о получении документов и другие сообщения из сервиса обмена поступают ответственному за абонентский ящик нашей организации.

В поле *Срок задания укажите срок выполнения задания на обработку входящих документов, полученных через сервис обмена. Срок задания для ответственного рассчитывается автоматически в рабочих днях и часах согласно настроенному календарю рабочего времени или частному календарю рабочего времени.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если в карточке абонентского ящика подразделения не указан ответственный, то система вычисляет срок выполнения задания на обработку в соответствии с настройками абонентского ящика нашей организации.

Подразделение, которое будет указываться в карточках поступивших документов в поле *Подразделение. По умолчанию указывается подразделение ответственного сотрудника.

Ответственный за абонентский ящик подразделения. Сотрудник, который:

•обрабатывает документы, поступившие через сервис обмена в соответствующее подразделение. При необходимости может переадресовать задания на обработку документов другому уполномоченному сотруднику.

Примечание. Ответственный получает полные права на документы, поступившие в адрес подразделения.

•получает уведомления о событиях, которые произошли в сервисе обмена и связаны с документами подразделения;

•подписывает служебные документы. Для этого у него должен быть сертификат электронной подписи (ЭП), который зарегистрирован в Directum RX и в сервисе обмена.

Рекомендуется назначать ответственным руководителя подразделения или выделенного сотрудника, который отвечает за направление деятельности подразделения.

Если ответственный за абонентский ящик подразделения не указан, то задания на обработку поступивших документов будут приходить ответственному за ведущий абонентский ящик (указан в поле *Ведущий аб. ящик).

2.Сохраните карточку.

Если в сервисе обмена подразделение будет удалено, то в системе при запуске фонового процесса «Синхронизация абонентских ящиков» соответствующий абонентский ящик подразделения автоматически закроется. Ответственным за абонентский ящик нашей организации и подразделения придут уведомления об этом.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024