Для настройки взаимодействия нашей организации с сервисом обмена электронными документами создайте абонентский ящик нашей организации. Для этого на обложке модуля «Компания» в группе «Интеграция» выберите пункт Наши абонентские ящики сервисов обмена. В открывшемся списке:

1.Нажмите на кнопку создания абонентского ящика нашей организации и заполните поля:

*Наша организация, для которой создается абонентский ящик.

*Ответственный за абонентский ящик. Сотрудник, который:

•обрабатывает полученные от контрагентов приглашения к обмену;

•обрабатывает документы, полученные через сервис обмена. При необходимости может переадресовать задания на обработку документов другому уполномоченному сотруднику;

•получает уведомления о событиях, которые произошли в сервисе обмена;

•подписывает служебные документы;

•обрабатывает конфликты синхронизации контрагентов;

•обрабатывает результаты синхронизации оргструктуры из сервиса обмена и настраивает абонентские ящики подразделений;

•при необходимости отправляет извещения о получении документов, поступивших в адрес подразделений организации.

Совет. При выборе ответственного за абонентский ящик учитывайте, какими документами организация обменивается с контрагентами. Если основной поток включает:

•формализованные документы, то укажите ответственным сотрудника бухгалтерии;

•неформализованные документы, то укажите ответственным сотрудника того отдела, который имеет отношение к поступающим документам. Например, сотрудника отдела закупок, договорного отдела или сотрудника отдела делопроизводства.

Для полноценной работы зарегистрируйте сертификат ЭП для ответственного за абонентский ящик в Directum RX и в сервисе обмена. В этом случае ответственный может отправлять отказ в подписании документов и обрабатывать дополнительные ситуации в сервисе обмена, например, аннулирование.

Примечание. Если у ответственного нет сертификата ЭП, то для подтверждения получения документов из сервиса можно организовать работу с извещениями о получении в автоматическом режиме и использовать другой сертификат, зарегистрированный в Directum RX и в сервисе обмена.

*Сервис обмена электронными документами. Для выбора доступны сервисы, к которым еще не подключена наша организация (нет действующих абонентских ящиков).

*Логин для соединения. Уникальный идентификатор служебного пользователя с правами администратора, который создан в сервисе обмена для нашей организации. Пользователь, логин которого используется для подключения, может состоять только в одной организации на сервисе обмена. В Диадок логин для соединения – это адрес электронной почты служебного пользователя. В СБИС – это логин, который указан в личном кабинете пользователя с правами администратора. Логин в СБИС может содержать любые символы на кириллице или латинице, а также цифры.

2.В поле *Задание на обработку укажите способ маршрутизации заданий на обработку документов, которые поступают из сервиса обмена в адрес нашей организации. Выберите значение:

•Отв. за аб. ящик, чтобы все задания на обработку документов получал сотрудник, указанный в поле Ответственный. Значение по умолчанию;

•Отв. за контрагента, чтобы задания на обработку документов получали сотрудники, которые отвечают за взаимодействие с контрагентами. Ответственный за контрагента указывается в карточке организации в поле Ответственный. Если поле не заполнено, то все задания на обработку получит ответственный за абонентский ящик нашей организации;

•Не отправлять, если поступившие документы заносятся в систему, но задания и уведомления по ним формировать не нужно. Например, когда бухгалтер работает с финансово-хозяйственными документами только в учетной системе с помощью интеграционного решения сервиса обмена и не обрабатывает их в Directum RX.

Важно. Независимо от выбранного способа маршрутизации заданий на обработку, все приглашения к обмену, задания на отправку извещений о получении документов и другие сообщения из сервиса обмена поступают ответственному за абонентский ящик нашей организации.

Если выбран способ маршрутизации на Отв. за контрагента, то рекомендуется настроить отправку извещений о получении документов в автоматическом режиме. В этом случае для создания и подписания извещений о получении документов используется сертификат, указанный в поле Сертификат для служебных док. Приобретать сертификат для каждого ответственного не нужно.

3.В поле Сертификат для служебных док. укажите сертификат квалифицированной электронной подписи (ЭП) для создания и подписания извещений о получении документов из сервиса. Он используется при выполнении фонового процесса «Создание извещений о получении документов» и при автоматическом подписании извещений с помощью утилиты DrxUtil.

В списке доступны все сертификаты, которые зарегистрированы в Directum RX и в сервисе обмена для соответствующей нашей организации. Рекомендуется указывать сертификат ответственного за абонентский ящик.

4.В поле *Срок задания укажите срок выполнения задания на обработку входящих документов, полученных через сервис обмена.

ПРИМЕЧАНИЕ. Срок задания для ответственного рассчитывается автоматически в рабочих днях и часах согласно настроенному календарю рабочего времени или частному календарю рабочего времени.

5.Задайте пароль для абонентского ящика. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Задать пароль. В открывшемся окне укажите пароль служебного пользователя и нажмите ОК.

На основании введенных данных устанавливается соединение с сервисом обмена. Проверяется доступность сервиса, корректность логина и пароля служебного пользователя. Также сверяются ИНН и КПП нашей организации с реквизитами, которые указаны в сервисе обмена. Если все данные указаны верно, соединение с сервисом обмена будет установлено:

6.Сохраните карточку.

В результате для нашей организации станет доступен обмен документами с контрагентами через сервис обмена, который указан в абонентском ящике:

•сотрудники с правами на работу через сервис обмена смогут отправлять и принимать приглашения к обмену от имени нашей организации;

•после того, как наша организация и контрагент примут приглашения к обмену, уполномоченные сотрудники смогут отправлять документы через сервис обмена;

•ответственный за абонентский ящик будет получать задания на рассмотрение приглашений, разрешение конфликтов синхронизации контрагентов и уведомления о событиях сервиса обмена;

•ответственный за абонентский ящик получит полные права на документы, поступившие в адрес организации и всех ее подразделений. Ответственные за контрагентов получат полные права на все документы, поступившие из сервиса обмена от соответствующей организации.

Важно. Если наша организация работает с несколькими сервисами обмена, то для каждого используемого сервиса создайте отдельный абонентский ящик.

Дополнительные возможности

Из карточки абонентского ящика можно быстро перейти в личный кабинет сервиса обмена, который использует наша организация. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Открыть личный кабинет:

Откроется страница веб-клиента сервиса обмена. Авторизуйтесь в сервисе по сертификату или по логину и паролю.

Если при работе с сервисом обмена возникла ошибка подключения, в карточке абонентского ящика на панели действий нажмите на кнопку Проверить подключение.

В поле Соединение отобразится причина, по которой не удается подключиться к сервису:

•Необходимо задать пароль. В настройках абонентского ящика не указан или указан неверный пароль служебного пользователя в сервисе обмена. Введите или скорректируйте пароль служебного пользователя и повторно проверьте подключение;

•Ошибка соединения с сервисом обмена. Произошла сетевая ошибка или сервис обмена недоступен. Обратитесь к сетевому администратору для диагностики и устранения неполадок.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024