Этап предназначен для создания заданий при согласовании документа, не связанных непосредственно с согласованием. Например, задание на сканирование документа, помещение в дело, создание сопроводительного письма, перевода документа на иностранный язык.

1.В карточке этапа в выпадающем списке *Тип этапа выберите Задание и укажите имя этапа согласования.

2.Укажите часть темы задания, которое придет исполнителям. В тему задания добавится двоеточие и имя документа после значения, указанного в поле. Например, если указать «Выполните закупку», то исполнителям придет задание с темой «Выполните закупку: <Имя документа>».

3.Укажите исполнителей задания, которое сформируется в рамках данного этапа. Для этого заполните поля:

Сотрудники/группы. Список сотрудников, ролей, групп, подразделений или организаций, которые будут исполнителями задания.

Роли согласования. Список ролей согласования, которые используются для автоматического вычисления исполнителей задания. Для выбора доступны все роли согласования.

4.Задайте настройки этапа:

*Срок дней/часов. Срок выполнения задания. Указывается в рабочих днях и часах согласно настроенному календарю рабочего времени или частному календарю рабочего времени.

*Старт. Порядок отправки заданий исполнителям. Возможные значения:

•Одновременно. Все исполнители получат задания одновременно;

•Друг за другом. Исполнители получат задания по очереди. Сначала первый, после того, как первый исполнитель выполнит задание, получит задание второй.

Если необходимо, чтобы исполнитель задания мог выполнить его с результатом На доработку, установите флажок Разрешить отправку на доработку.

5.Если нужно, чтобы исполнитель задания мог отправить документ на доработку, задайте настройки:

Установите флажок Разрешить отправку на доработку. В карточке задания, сформированного по этому этапу, появится результат выполнения На доработку.

*Порядок доработки документа, если хотя бы один из исполнителей выполнит задание с результатом На доработку. Возможные значения:

•После всех. Задание на доработку документа придет после того, как все исполнители выполнят свои задания;

•После каждого с прерыванием. Задание на доработку документа придет сразу после того, как один из исполнителей выполнит свое задание с результатом На доработку. Аналогичные задания у остальных исполнителей автоматически прекращаются.

Ответственный. Сотрудник, который по умолчанию указывается ответственным за доработку документа в карточке задания, сформированного на этом этапе. Возможные значения:

•Из правила. Сотрудник, указанный в поле Ответственный в карточке правила согласования документа или договорного документа, к которому относится этап согласования;

•Инициатор согласования документа;

•Сотрудник/роль. При выборе становится доступно поле *Сотрудник/роль. Укажите в нем имя конкретного сотрудника или роль с одним участником;

•Роль согласования. При выборе становится доступно поле *Роль согласования. Укажите в нем нужную роль.

Установите флажок Разрешить выбор ответственного за доработку, если необходимо, чтобы исполнитель задания мог изменять ответственного за доработку документа. В карточке задания, сформированного по этому этапу, появится поле Отв. за доработку. Флажок доступен, если в поле *Порядок доработки указано значение После каждого с прерыванием.

6.Задайте настройки прав доступа:

*Тип прав доступа, которые исполнитель получает на документ и его приложения в задании по этапу согласования. Возможные значения: Просмотр, Изменение и Полный доступ.

Если необходимо, чтобы после выполнения задания у исполнителя остались права только на просмотр вложенных документов, установите флажок Понизить права исполнителей этапа до «Просмотр» после выполнения задания. Флажок доступен, если в поле *Тип прав выбрано значение Изменение или Полный доступ. По умолчанию флажок не установлен.

ВАЖНО. Права исполнителя не будут изменены на «Просмотр», если для основного документа включен строгий доступ.

7.При необходимости добавьте инструкцию к заданию. Для этого перейдите на закладку «Инструкция» и заполните текстовое поле. Укажите в нем информацию о задании, например, порядок работы, подсказки по заполнению карточки или ссылки на внутренние регламенты компании. В результате текст инструкции отобразится в задании исполнителя.

8.Сохраните карточку.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024