Согласование документа

Инициатор согласования

Сотрудник, который отправил задачу на согласование по регламенту

Согласующие

Сотрудники, которые участвуют в согласовании документа по регламенту

Печать и подписание документа

Ответственный за печать

Помощник сотрудника, которому придет документ на подписание или рассмотрение. Вычисляется следующим образом:

1.В зависимости от правила согласования определяется:

•сотрудник, который подписывает документ. Он указан в карточке задачи на согласование по регламенту в поле *На подпись, если в правиле согласования есть этап с типом «Подписание»:

•сотрудник, который рассматривает документ. Он указан в карточке задачи на согласование по регламенту в поле *Адресат, если в правиле согласования есть этап с типом «Рассмотрение адресатом:

2.На основании записей справочника «Ассистенты руководителей» определяется помощник сотрудника, которому придет документ на подписание или рассмотрение. Он будет исполнителем задания на соответствующем этапе согласования.

3.Если у сотрудника, которому придет документ на подписание или рассмотрение после согласования, помощника нет, то исполнителем на соответствующем этапе будет «Регистратор документа».

4.Если не удалось вычислить регистратора документа, исполнителем будет «Инициатор согласования»

Подписывающий

Сотрудник, которому придет документ на подписание после согласования. Указан в карточке задачи на согласование по регламенту в поле *На подпись

Помощник подписывающего

Помощник сотрудника, которому придет документ на подписание. Определяется на основании записей справочника «Ассистенты руководителей». Если помощника нет, то исполнителем на соответствующем этапе будет «Подписывающий»

Рассмотрение документа

Адресат

Сотрудник, которому придет документ на рассмотрение. Указан в карточке задачи на согласование по регламенту в поле *Адресат

Адресаты

Сотрудники, которым придет документ на рассмотрение. Указаны в карточке задачи на согласование по регламенту в поле *Адресаты

Помощник адресата

Помощник сотрудника, которому придет документ на рассмотрение. Помощник определяется на основании записей справочника «Ассистенты руководителей». Если помощника нет, то исполнителем на соответствующем этапе будет «Адресат»

Регистрация документа

Регистратор документа

Ответственный за группу регистрации документов.

Если документ зарегистрирован, то вычисляется следующим образом:

1.Определяется журнал регистрации, в котором зарегистрирован документ. Он указан в карточке документа в поле Журнал регистрации.

2.Определяется группа регистрации, участники которой имеют права на регистрацию документов в журнале. Она указана в карточке журнала регистрации в поле Группа регистрации.

3.Определяется ответственный за группу регистрации, который указан в карточке группы регистрации в поле *Ответственный:

Если документ не зарегистрирован, то вычисляется следующим образом:

1.Если заданы настройки регистрации, то определяется журнал, в котором документ мог быть зарегистрирован. По журналу определяется группа регистрации, а по группе – ответственный за группу регистрации.

2.Если настройки регистрации не заданы, то сначала определяется подразделение, к которому относится документ. Оно указано в карточке документа в поле *Подразделение.

Затем определяются группы регистрации, в карточках которых в поле *Подразделение указано данное подразделение.

Из числа найденных групп регистрации определяется группа, регистрирующая документы того документопотока, к которому относится вид документа. Документопотоки указаны в карточке группы регистрации:

После этого определяется ответственный за группу регистрации, который указан в карточке группы регистрации в поле *Ответственный.

Если подходящей группы регистрации нет, то исполнителем на соответствующем этапе будет «Инициатор согласования»

Регистратор исходящей корреспонденции

Ответственный за группу регистрации документов исходящего документопотока. Вычисляется следующим образом:

1.Если заданы настройки регистрации, то определяется журнал, в котором регистрируются исходящие документы. По журналу определяется группа регистрации, а по группе – ответственный за группу регистрации.

2.Если настройки регистрации не заданы, то сначала определяется подразделение, к которому относится документ. Оно указано в карточке документа в поле *Подразделение.

Затем определяются группы регистрации, которые регистрируют документы данного подразделения. Оно указано в карточке группы регистрации в поле Подразделения.

Из числа найденных групп регистрации определяется группа, которая регистрирует документы исходящего документопотока. Данная возможность определяется флажком Регистрирует исходящие документы в карточке группы регистрации:

После этого определяется ответственный за группу регистрации, который указан в карточке группы в поле *Ответственный.

Если подходящей группы регистрации нет, то исполнителем на соответствующем этапе будет «Инициатор согласования»

Компания

Непосредственный руководитель инициатора

Руководитель инициатора согласования. Вычисляется следующим образом:

1.Определяется подразделение, к которому относится сотрудник, отправивший документ на согласование по регламенту.

2.Определяется руководитель подразделения.

3.Если для данного подразделения руководитель не указан, и инициатор согласования является рядовым сотрудником, то этап пропускается.

Если инициатор согласования является руководителем данного подразделения, то определяется вышестоящее подразделение. Оно указано в карточке подразделения в поле Головное подразделение. Исполнителем на соответствующем этапе будет его руководитель. Если вышестоящих руководителей нет, то этап пропускается

Руководитель подразделения инициатора

Руководитель подразделения, к которому относится инициатор согласования. Вычисляется следующим образом:

1.Определяется подразделение, к которому относится сотрудник, отправивший документ на согласование по регламенту.

2.Определяется руководитель подразделения.

3.Если инициатор согласования является руководителем данного подразделения, то этап пропускается.

Если не удается вычислить руководителя, то этап пропускается, задание не формируется

Руководитель подразделения, указанного в документе

Руководитель подразделения, которое указано в карточке согласуемого документа. Вычисляется следующим образом:

1.Определяется подразделение, к которому относится документ. Оно указано в карточке регистрируемого или нумеруемого документа в поле *Подразделение.

Примечание. Тип нумерации документа (регистрируемый, нумеруемый, не нумеруемый) настраивается в карточке вида, к которому относится документ, в поле *Тип нумерации.

2.Определяется руководитель подразделения.

3.Если не удалось вычислить руководителя, то исполнителем на соответствующем этапе будет «Руководитель подразделения инициатора»

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер нашей организации. Вычисляется следующим образом:

1.Определяется наша организация, к которой относится документ, отправленный на согласование.

2.Определяется главный бухгалтер нашей организации.

Для нашей организации может быть не определен главный бухгалтер или в карточке документа не указана наша организация. В этом случае происходит следующее:

•если роль указана в качестве ответственного за доработку, то задание на доработку приходит инициатору согласования;

•если роль указана в качестве согласующего в этапе согласования, то этап пропускается

Договоры

Ответственный за договорной документ

Сотрудник, который отвечает за выполнение обязательств по договорному документу. Указан в карточке договорного документа в поле Ответственный

Руководитель ответственного за договорной документ

Непосредственный руководитель подразделения, к которому относится ответственный за договорной документ. Вычисляется следующим образом:

1.Определяется сотрудник, ответственный за договорной документ. Он указан в карточке договорного документа в поле Ответственный.

2.Определяется подразделение, к которому относится сотрудник, ответственный за договорной документ.

3.Определяется руководитель подразделения.

4.Если ответственный за договорной документ является руководителем данного подразделения, то определяется вышестоящее подразделение. Оно указано в поле Головное подразделение. Исполнителем на соответствующем этапе будет руководитель вышестоящего подразделения

Контрагенты

Ответственный за контрагента

Сотрудник, который отвечает за взаимодействие с контрагентом. Вычисляется следующим образом:

1.Определяется контрагент, к которому относится документ. Он указан в карточке документа в поле *Корреспондент (для исходящего письма) или в поле *Контрагент (для договорного и финансово-хозяйственного документа).

2.Определяется ответственный за контрагента. Он указан в поле Ответственный карточки организации.

3.Если не удалось вычислить ответственного, то исполнителем на соответствующем этапе будет «Инициатор согласования»

Проекты

Администратор проекта

Сотрудник, обеспечивающий координационную, информационную и организационную поддержку участников проекта, к которому относится документ. Вычисляется следующим образом:

1.Определяется проект, к которому относится документ. Он указан в карточке документа по проекту в поле Проект.

2.Определяется администратор проекта. Он указан в карточке проекта в поле Администратор проекта.

3.Если не удалось вычислить администратора проекта, то исполнителем на соответствующем этапе будет «Руководитель проекта»

Руководитель проекта

Сотрудник, ответственный за достижение целей проекта, к которому относится документ. Вычисляется следующим образом:

1.Определяется проект, к которому относится документ. Он указан в карточке документа по проекту в поле Проект.

2.Определяется руководитель проекта. Он указан в карточке проекта в поле *Руководитель проекта