Практические рекомендации > Договоры > Предварительное согласование договорного документа с контрагентом

Ситуация

Независимо от того, есть ли в компании формализованные правила подготовки и согласования договорных документов, периодически необходимо предварительно согласовывать проект договорного документа с контрагентом, чтобы:

•получить согласие контрагента на подписание проекта договорного документа, созданного в вашей организации;

•получить согласие контрагента на внесение изменений в разрабатываемый проект договорного документа, полученный от контрагента.

При этом возникают ситуации:

•проект договорного документа согласовывается с контрагентом до отправки на согласование внутри нашей организации. В результате контрагент:

•явно выражает свое согласие на подписание проекта договорного документа;

•присылает подписанный со своей стороны договорной документ.

•при согласовании договорного документа внутри организации документ возвращен на доработку, требуется дополнительно провести согласование с контрагентом. При согласовании документа контрагент:

•согласился с предложенными условиями;

•предложил свои условия.

Решение

Проект договорного документа должен быть занесен в систему. Для этого создайте в системе договор или дополнительное соглашение. При этом в карточке документа:

•укажите вид документа, который соответствует принятому в организации виду для проектов договорных документов;

•заполните поле *Контрагент;

•в поле Примечание на период согласования с контрагентом рекомендуется указать «Проект. Согласуется с контрагентом».

Согласуйте проект договорного документа удобным для вас и контрагента способом, например по email. Если нужно фиксировать достигнутые договоренности, отразите их в карточке договорного документа в поле Примечание.

Если объем переписки по договоренностям большой:

1.Создайте простой документ. Укажите имя документа в формате «Согласование проекта документа <Наименование проекта документа> с <контрагент>».

2.Свяжите созданный документ с проектом договорного документа как Связанный.

Если контрагент в ходе согласования прислал вам подписанный проект договорного документа:

1.Занесите поступивший документ в систему, при этом:

•если документ поступил в бумажном виде, то занесите его скан-копию в новую версию электронного документа;

•если документ поступил по email, то сохраните локально вложенный в электронное письмо документ и импортируйте его в систему в новую версию электронного документа.

2.В карточке документа в поле Согл. с контрагентом установите значение Подписан.

3.Отправьте проект полученного договорного документа на согласование по регламенту внутри организации. В тексте задачи на согласование отразите достигнутые договоренности с контрагентом:

•скопируйте текст из поля Примечание в карточке проекта договорного документа в текст задачи на согласование или явно укажите, что договоренности зафиксированы в отдельном документе;

•если в тексте задачи упоминаются документы с договоренностями, то добавьте ссылки на них в задачу в область вложений «Дополнительно». Например, добавьте созданный документ «Согласование проекта документа <Наименование проекта документа> с <контрагент>»;

•если подписанный контрагентом бумажный экземпляр документа поступил в организацию, то отразите это в тексте задачи. Укажите местонахождение оригинала договорного документа и количество экземпляров;

•если оригинал договорного документа направлен в ваш адрес по почте, то укажите ориентировочную дату поступления документа в организацию.

Согласуйте изменения в договоре с контрагентом любым удобным способом (личная встреча, телефонные переговоры, email). При проработке условий с контрагентом фиксируйте достигнутые договоренности в карточке документа в поле Примечание или в отдельном документе.

Если контрагент предложил свои условия, то предварительно согласуйте их с ответственными лицами в организации. Например, с юристом, главным бухгалтером и теми согласующими, кто вернул документ на доработку. Для этого воспользуйтесь рекомендацией либо:

1.Создайте подзадачу к полученному заданию на доработку документа в рамках задачи на согласование по регламенту.

2.Условия и предложения контрагента опишите в тексте подзадачи или зафиксируйте в документе и вложите его в подзадачу.

3.Дождитесь выполнения подзадачи ответственными лицами.

4.Сформулируйте условия, на которых будет подписан документ, и передайте их контрагенту.

5.Если контрагент согласился на предложенные условия или ответственными лицами приняты условия и предложения контрагента, то зафиксируйте их в проекте договорного документа:

•создайте новую версию документа, если она не была создана ответственными лицами;

•скорректируйте созданную версию документа с учетом достигнутых договоренностей при условии, что это входит в ваши обязанности.

6.Выполните задание на доработку договорного документа.

Если в организации практикуется использование протокола разногласий при согласовании договоров, ознакомьтесь с рекомендацией «Как работать с протоколами разногласий?».

СМ. ТАКЖЕ