За подготовку электронных доверенностей может отвечать юрист, главный бухгалтер или другой уполномоченный сотрудник организации.

Сотрудник формирует электронную доверенность одним из способов:

•создает документ напрямую в Directum RX;

•формирует документ в реестре ФНС или в сервисе оператора обмена. Затем импортирует документ в Directum RX.

Подготовленный документ отправляет задачей на согласование по регламенту.

Примечание. По умолчанию права на создание и импорт доверенностей есть только у администратора системы. Чтобы юрист или главный бухгалтер могли создавать и импортировать документы, необходимо назначить им соответствующие права доступа.

Руководителю инициатора задачи на согласование по регламенту приходит задание, по которому он:

•проверяет заполнение электронной доверенности и при необходимости корректирует в карточке задания список дополнительных согласующих, если они есть;

•выполняет задание с результатом Согласовать или На доработку.

Задания приходят обязательным и дополнительным согласующим одновременно или последовательно, в зависимости от настроек в этапе согласования. Например, если оформляется доверенность на право осуществлять управленческие действия (принимать решения, заключать договоры и др.), то согласующим может быть руководитель юридической службы или его заместитель.

При получении заданий согласующие:

•знакомятся с содержанием электронной доверенности и проверяют его корректность;

•оставляют комментарии в тексте задания;

•выполняют задание с результатом Согласовать или На доработку.

Задание на подписание приходит генеральному директору организации. По заданию он:

•проверяет содержимое электронной доверенности;

•знакомится с результатами согласования и перепиской по задаче;

•выполняет задание с одним из результатов: Подписать, На доработку или Отказать.

Если задание выполнено с результатом Подписать, электронная доверенность подписывается усиленной квалифицированной подписью, выданной Удостоверяющим центром ФНС или доверенным УЦ ФНС.

После того, как генеральный директор подписал электронную доверенность, система автоматически создает печатную форму документа в формате PDF и ставит отметку об электронной подписи.

Электронная доверенность автоматически отправляется на регистрацию в реестре ФНС. В карточке документа в поле В реестре ФНС устанавливается статус На регистрации.

Если регистрация прошла успешно, состояние документа меняется на Действующий, а в поле В реестре ФНС статус меняется на Зарегистрирован.

Если при регистрации возникают ошибки, например, из-за недоступности сайта ФНС, то инициатору отправляется задание на доработку. В карточке электронной доверенности в поле В реестре ФНС заполняется статус Ошибка регистрации.

После успешной регистрации инициатору задачи на согласование по регламенту приходит соответствующее уведомление.

Примечание. Также можно заранее узнать статус эл. доверенности до получения уведомления. Для этого в карточке документа нужно нажать на кнопку Проверить в ФНС.

Администратору системы приходит задание, по которому он создает право подписи на имя представителя, указанного в карточке электронной доверенности.

Таким образом, начиная с даты действия права подписи, сотрудник может подписывать документы электронной подписью с результатом «Утверждено» по выданной доверенности.