Этап предназначен для подписания электронных документов или подтверждения факта подписания бумажных экземпляров документов.

1.В карточке этапа в выпадающем списке *Тип этапа выберите Подписание и укажите имя этапа согласования.

2.Если согласно регламенту подписываются бумажные экземпляры документов, а помощник заносит в систему результат подписания, установите флажок Документ подписывается только в бумажном виде. Результаты подписания вносит помощник (секретарь, делопроизводитель). В этом случае вместо задания на подписание будет сформировано задание на подтверждение подписания.

Если флажок установлен, поля в группе «Исполнитель» станут доступны для изменения:

Укажите исполнителя задания, которое сформируется в рамках данного этапа.

Чтобы исполнитель вычислялся автоматически, укажите в качестве исполнителя роль согласования. Для этого в поле *Тип выберите значение Роль согласования. Станет доступно поле *Роль согласования, в котором для выбора доступны значения:

•«Помощник подписывающего». Значение по умолчанию;

•«Инициатор согласования»;

•«Ответственный за договорной документ»;

•«Регистратор документа»;

•«Регистратор исходящей корреспонденции».

Чтобы исполнителем стал сотрудник определенной должности, укажите в качестве исполнителя роль с одним участником. Например, чтобы в систему результат подписания документов вносил сотрудник, который занимает должность «Секретарь руководителя отдела закупки», в поле *Тип выберите значение Выделенный сотрудник. Станет доступно поле *Сотрудник/роль, укажите в нем необходимую роль. А чтобы исполнителем стал конкретный сотрудник, укажите в поле его имя.

3.Задайте настройки этапа:

*Срок дней/часов. Срок выполнения задания. Указывается в рабочих днях и часах согласно настроенному календарю рабочего времени или частному календарю рабочего времени.

Если по регламенту для подписания документа должна использоваться усиленная ЭП, то установите флажок Требовать усиленную подпись. В этом случае для выполнения задания на подписание с результатом Подписать у исполнителя этапа должен быть зарегистрирован сертификат ЭП.

Если флажок не установлен, документ подписывается простой ЭП.

4.Задайте настройки отправки документа на доработку:

Ответственный. Сотрудник, который по умолчанию указывается ответственным за доработку документа в карточке задания, сформированного на этом этапе. Возможные значения:

•Из правила. Сотрудник, указанный в поле Ответственный в карточке правила согласования документа или договорного документа, к которому относится этап согласования;

•Инициатор согласования документа;

•Сотрудник/роль. При выборе становится доступно поле *Сотрудник/роль. Укажите в нем имя конкретного сотрудника или роль с одним участником;

•Роль согласования. При выборе становится доступно поле *Роль согласования. Укажите в нем нужную роль.

Установите флажок Разрешить выбор ответственного за доработку, если необходимо, чтобы исполнитель задания мог изменять ответственного за доработку документа. В карточке задания, сформированного по этому этапу, появится поле Отв. за доработку.

5.Задайте настройки прав доступа:

*Тип прав доступа, которые исполнитель получает на документ и его приложения в задании по этапу согласования. Возможные значения: Просмотр, Изменение и Полный доступ.

Если необходимо, чтобы после выполнения задания у исполнителя остались права только на просмотр вложенных документов, установите флажок Понизить права исполнителей этапа до «Просмотр» после выполнения задания. Флажок доступен, если в поле *Тип прав выбрано значение Изменение или Полный доступ. По умолчанию флажок не установлен.

После выполнения задания, в котором объединяются несколько этапов, права исполнителя вычисляются в соответствии с настройками каждого из этапов.

ВАЖНО. Права исполнителя не будут изменены на «Просмотр», если для основного документа включен строгий доступ.

6.При необходимости добавьте инструкцию к заданию. Для этого перейдите на закладку «Инструкция» и заполните текстовое поле. Укажите в нем информацию о задании, например, порядок работы, подсказки по заполнению карточки или ссылки на внутренние регламенты компании. В результате текст инструкции отобразится в задании исполнителя.

7.Сохраните карточку.

Если в рамках этапа сформировано задание на подписание, то его исполнителем будет сотрудник, указанный в поле *На подпись в карточке задачи на согласование по регламенту. Исполнителями задания могут быть сотрудники, имеющие право подписи документов соответствующего вида, нашей организации и категории (для договорных документов).

Если в рамках этапа сформировано задание на подтверждение подписания, то на закладке «Регламент» в карточках задачи на согласование по регламенту и сформированных по ней заданий вместо типа этапа «Подписание» отображается «Подтверждение подписания». В этапе указываются исполнитель задания (помощник) и подписывающий, от имени которого выполняется подтверждение подписания.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024