Работа по проекту состоит из стадий «Инициация», «Исполнение» и «Закрытие», предназначенных для выполнения различных функции управления.

Стадия «Исполнение» включает в себя активности «Планирование», «Выполнение» и «Мониторинг».

Инициация

Предназначена для принятия решения о начале проекта или очередной его фазы. Начинается при старте проекта или фазы проекта, перезапуске проекта.

Инициация проекта включает:

•анализ потребности в проекте;

•сбор исходных данных;

•определение целей и задач проекта, ограничений, критериев успеха проекта;

•разработку концепции проекта;

•принятие решения о начале проекта.

Цель инициации – передача идеи проекта от заказчика руководителю проекта и обеспечение понимания бизнес-целей проекта. Для достижения цели руководителю и администратору проекта в системе доступно:

•создание карточки проекта для занесения в систему основной информации о проекте;

•подготовка документов по проекту: устава и предварительного плана проекта;

•отражение в системе участников проекта;

•настройка структуры папок проекта.

Планирование

Предназначено для определения наилучшего способа действий для достижения целей проекта с учетом всех ограничений. В ходе проекта могут происходить изменения, которые требуют уточнения планов. Поэтому планирование начинается после завершения инициации и длится на протяжении всего проекта до его завершения.

Планирование проекта включает:

•календарное планирование работ по проекту;

•планирование бюджета и ресурсов на проект;

•планирование рисков.

Цель планирования – создание реалистичных, утвержденных, формализованных планов. Для достижения цели руководителю и администратору проекта в системе доступно:

•уточнение, актуализация, утверждение документов по проекту, в которых содержится план и устав проекта;

•изменение карточки проекта, состава участников и папок проекта для актуализации информации о проекте.

 Если в организации используется решение «Планирование проектов», по проекту можно составить детальный план работ с выделением этапов и назначением исполнителей. Подробнее см. в разделе «Порядок работы с планом проекта».

Выполнение

Предназначено для реализации плана проекта путем исполнения включенных в него работ и координации исполнителей. Начинается после завершения фазы планирования и длится на протяжении всего проекта до завершения.

Выполнение работ по проекту включает:

•распределение функциональных обязанностей и ответственности между участниками проекта;

•контроль выполнения работ исполнителей;

•управление взаимодействием участников на проекте;

•документационную поддержку выполнения работ по проекту.

Цель выполнения – управление работой участников проекта для реализации запланированных работ. Для достижения цели руководителю, администратору проекта и исполнителям работ по проекту в системе доступно:

•создание документов по проекту и работа с ними. Для быстрого доступа к документам используются папки проекта и список «Документы по проектам»;

•постановка задач и контроль выполнения заданий;

•выдача поручений и мониторинг работ по поручениям;

Мониторинг

Предназначен для сравнения плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализа отклонений и их причин, оценки возможных альтернатив и принятия решений о корректирующих действиях для устранения отклонений. Начинается после завершения планирования и длится на протяжении всего проекта до завершения.

Мониторинг работ по проекту включает:

•сбор отчетности о ходе работ;

•анализ текущего состояния проекта относительно основных показателей (результаты, стоимость, сроки);

•прогнозирование достижения целей проекта;

•принятие решений об изменениях в проекте;

•внесение изменений в план проекта.

Цель мониторинга – измерение полноты выполнения состава работ и актуализация плана. Для достижения цели руководителю и администратору проекта в системе доступно:

•подготовка документов по проектам, которые содержат промежуточные отчеты по проекту;

•внесение изменений в план проекта, состав участников и папок проекта.

Для мониторинга работ сразу по нескольким проектам используется реестр проектов. С помощью реестра руководитель и администратор проекта могут следить за проектами, за которые они ответственны. Также в реестре руководитель высшего звена или внутренний заказчик может посмотреть «сверху» на все проекты и контролировать, какие проекты в работе, какие завершаются, а также процент выполнения работ по проекту.

Закрытие

Подразумевает формальное окончание работ и закрытие всего проекта. Начинается при завершении фазы проекта, завершении или отмене проекта.

Закрытие проекта включает:

•сдачу результатов проекта заказчику;

•заключительную оценку выполнения работ;

•подготовку итогового отчета по проекту.

Цель закрытия проекта – подведение итогов, подтверждение достижения целей. Для достижения цели руководителю и администратору проекта в системе доступно:

•создание документов по проекту, необходимых для завершения проекта, например, итогового отчета о завершении работ;

•утверждение итогового отчета;

•закрытие проекта.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024