Задания на этапе придут обязательным и дополнительным согласующим одновременно или последовательно, в зависимости от настроек в соответствующем этапе согласования.

В состав согласующих должен входить внутренний заказчик. Он принимает итоговое решение перед отправкой документа на подписание, поэтому в рамках согласования по регламенту внутренний заказчик должен получать задание в последнюю очередь.

При получении заданий согласующие:

•знакомятся с содержанием документа по проекту и проверяют его корректность;

•оставляют комментарии в тексте задания;

•выполняют задание с результатом Согласовать или На доработку.

Если внешнему заказчику будет отправлен бумажный экземпляр документа по проекту, то после согласования формируется задание на печать документа и передачу на подпись. Задание отправляется сотруднику, ответственному за печать. Он распечатывает все необходимые документы и относит их подписывающему. Подписывающим может быть, например, руководитель проекта. После этого сотрудник выполняет задание.

Согласно регламенту документ по проекту может быть подписан следующим образом:

•на документ ставится ЭП в системе и при необходимости подписывается бумажный экземпляр документа. В этом случае подписывающему придет задание на подписание документа. Он проверяет документ по проекту, при необходимости подписывает бумажный экземпляр и выполняет задание с одним из результатов: Подписать, На доработку или Отказать;

•подписывается только бумажный экземпляр документа. В этом случае помощнику подписывающего в системе придет задание на подтверждение подписания документа. Он выполняет задание в соответствии с решением подписывающего.

Документ по проекту отправляется внешнему заказчику на подписание. Сотрудник, ответственный за отправку, определяется согласно регламенту организации. Например, это может быть руководитель проекта. В системе ему приходит задание на отправку документа. В зависимости от способа доставки документа внешнему заказчику:

•сотрудник отправляет электронный документ через сервис обмена;

•сотрудник оправляет необходимое количество бумажных экземпляров документа. Для отправки документов по почте в системе предусмотрена печать конвертов.

После отправки документа сотрудник выполняет задание.

Если документ по проекту подлежит возврату, то ответственный сотрудник получает задание на контроль возврата документа от внешнего заказчика. Сотрудник, ответственный за контроль возврата, определяется согласно регламенту организации. Ответственными могут быть несколько сотрудников.

Если контрагенту отправлены:

•электронные документы через сервис обмена, ответственный должен проконтролировать, что контрагент принял решение о подписании документа в установленный срок. При подписании, отказе или аннулировании документа ответственному придет уведомление. При этом задание на контроль возврата документа выполнится автоматически;

•бумажные экземпляры документа, ответственный должен убедиться, что документ возвращен контрагентом. Он указывает в задании на контроль возврата результат подписания контрагентом и выполняет задание.

Если документ по проекту не подписан внешним заказчиком, то инициатору согласования придет задание на доработку и возобновление согласования. Всем сотрудникам, которые участвовали в обработке документа согласно регламенту, придет уведомление об отказе в подписании.

После подписания документа по проекту внешним заказчиком инициатору согласования документа и руководителю проекта придет уведомление о подписании.

Задания на этапе придут дополнительным согласующим одновременно или последовательно, в зависимости от настроек в соответствующем этапе согласования.

При получении заданий дополнительные согласующие:

•знакомятся с содержанием документа по проекту и проверяют его корректность;

•оставляют комментарии в тексте задания;

•выполняют задание с результатом Согласовать или На доработку.

Согласно регламенту документ по проекту может быть подписан следующим образом:

•на документ ставится ЭП в системе и подписывается бумажный экземпляр документа. В этом случае подписывающему (внутреннему заказчику), указанному в задаче на согласование по регламенту, придет задание на подписание документа. Он проверяет документ по проекту, при необходимости подписывает бумажный экземпляр и выполняет задание с одним из результатов: Подписать, На доработку или Отказать;

•подписывается только бумажный экземпляр документа. В этом случае помощнику подписывающего в системе придет задание на подтверждение подписания документа. Он выполняет задание в соответствии с решением подписывающего.

После подписания документа по проекту внутренним заказчиком инициатору согласования документа и руководителю проекта придет уведомление о подписании.