Прикладные модули > Проекты > Документы по проекту

Проектные документы – это документы, в которых содержатся цели проекта, этапы, сроки, ответственные, фиксируется текущее состояние работ и прочее. Например, устав проекта, план-график выполнения работ, отчет по проекту, аналитическая записка, техническое задание, проектное решение. В системе они создаются с типом «Проектный документ». Права на создание таких документов имеют все сотрудники.

Чтобы создать документ с типом «Проектный документ»:

1.Убедитесь, что есть проект, к которому можно привязать новый документ. В проекте должны быть созданы подпапки для вида документов. Если нужной подпапки нет, то документ создастся в папке проекта.

2.На обложке модуля «Проекты» в группе «Документы» выберите пункт Создать документ. В открывшемся окне выберите пункт Проектный документ.

3.Заполните поля карточки:

ПОДРОБНЕЕ

*Имя. Наименование документа.

*Вид документа по проекту, например устав проекта, план-график выполнения работ, отчет по проекту. Список доступных для выбора видов определяется администратором системы.

Для разных видов документов по проекту может быть предусмотрен свой регламент обработки. В этом случае при отправке документа на согласование по регламенту в зависимости от вида автоматически определяется подходящее правило согласования.

*Проект, к которому относится документ. Для выбора доступны все проекты, в карточке которых сотрудник указан на закладке «Свойства» или в табличной части на закладке «Участники». Если в поле для выбора нет нужного проекта, обратитесь к руководителю проекта.

Содержание. Краткое содержание документа.

Рубрика и Подрубрика. Категория, к которой относится документ в соответствии с его содержанием. Список для выбора определяется администратором системы. Из карточки рубрики можно найти все документы по нужной тематике. По умолчанию поля не отображаются. При необходимости попросите аналитика добавить их на форму с помощью редактора форм.

ИД внешней системы. Идентификатор документа во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

4.Добавьте содержимое документа с помощью кнопок Создать из файла, Создать из шаблона или Создать со сканера на панели действий.

5.При необходимости настройте права доступа на документ вручную.

По умолчанию автору выдаются полные права на созданный документ. Остальным участникам проекта права на документ назначаются в соответствии с их ролью в проекте при выполнении фонового процесса «Проекты. Автоматическое назначение прав на документы». Права выдаются через некоторое время после сохранения и закрытия карточки документа.

6.Сохраните карточку документа.

Ссылка на созданный документ добавляется в подпапку проекта. Если для нужного вида документа нет подпапки, то ссылка сохраняется в папке проекта. В дальнейшем при создании подпапки ссылки на существующие документы автоматически скопируются в нее. При этом из папки проекта они не удаляются.

Проектные документы в организациях могут подписываться. Например, руководитель строительного отдела в ходе согласования подписывает план работ и чертеж до отправки документов техническому заказчику. В карточке проектного документа можно посмотреть основание для подписания или изменить его.

Чтобы посмотреть основание для подписания или изменить его, на панели действий в выпадающем списке Подписание выберите пункт Показать основание:

В результате на карточке появятся поля:

•Подписал. Сотрудник нашей организации, подписавший документ. В поле для выбора доступны только сотрудники, для которых настроено право подписи соответствующих документов;

•Основание. Право подписи, по которому подписывается документ. Поле доступно для изменения, если заполнено поле Подписал. По умолчанию заполняется правом подписи сотрудника, который подписал документ.

В проектном документе с типом нумерации «Нумеруемый» появится только поле Основание.

Поля заполняются автоматически при подписании документа. Если основание для подписания документа не указано, то при подписании подбирается подходящее для него право подписи по приоритету.

ВАЖНО. Если поля заполнились неверно, например, из-за некорректной настройки прав подписи, то следует изменить значения вручную и подписать документ повторно.

При последующем открытии карточки поля скрываются.

СМ. ТАКЖЕ