Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы

1.Создайте распоряжение. Для этого в списке «Приказы и распоряжения» или в папке «Избранное» нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Распоряжение.

Другие способы создания распоряжения

2.Заполните поля в открывшейся карточке:

ПОДРОБНЕЕ

*Вид документа. Выбирается, если в системе настроены разные виды распоряжений, например, распоряжение о премировании, распоряжение о возложении обязанностей, распоряжение о создании комиссии. Список доступных для выбора видов документа определяется администратором системы.

Для разных видов распоряжений может быть предусмотрен свой регламент обработки. В этом случае при отправке документа на согласование по регламенту в зависимости от вида автоматически определяется подходящее правило согласования.

*Содержание. Краткое содержание распоряжения.

*Наша орг. Наша организация, к которой относится распоряжение.

*Подразделение, к которому относится распоряжение.

Примечание. Поля *Наша орг. и *Подразделение заполняются автоматически согласно персональным настройкам или настройкам системы.

Подписал. Сотрудник, который подписывает распоряжение. Для выбора доступны сотрудники с правом подписи соответствующих документов.

*Подготовил. Сотрудник, который подготовил проект распоряжения. По умолчанию указывается сотрудник, который создает документ в системе.

Исполнитель по распоряжению. Заполняется автоматически из карточки поручения, если документ отправляется на исполнение.

Количество листов в бумажном экземпляре документа.

Место хранения бумажного экземпляра документа, например, номер тома.

Количество листов приложений к документу в бумажном виде. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Примечание. Дополнительная информация по распоряжению.

Рубрика и Подрубрика. Категория, к которой относится документ в соответствии с его содержанием. Список для выбора определяется администратором системы. Из карточки рубрики можно найти все документы по нужной тематике. По умолчанию поля не отображаются. При необходимости попросите аналитика добавить их на форму с помощью редактора форм.

ИД внешней системы. Идентификатор документа во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

3.Создайте содержимое документа:

•из шаблона, чтобы использовать утвержденную в организации типовую форму документа. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из шаблона. В открывшемся окне выберите подходящий шаблон распоряжения. Рекомендуется использовать шаблоны с автозаполнением, чтобы в содержимое документа автоматически подставились данные из карточки. Это сокращает время на подготовку документа и уменьшает вероятность возникновения ошибок.

Совет. Если шаблон не соответствует форме документа, которая утверждена в организации, или для него не настроено автозаполнение, обратитесь к администратору системы.

•из файла, чтобы загрузить документ, который ранее создали локально на компьютере. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из файла и укажите путь к нужному файлу.

ПРИМЕЧАНИЕ. Содержимое документа можно не добавлять, например, если распоряжение содержит конфиденциальную информацию. В этом случае заполните поля в карточке и сохраните ее. Появится сообщение о том, что создан документ без содержимого.

4.Сохраните карточку документа.

5.Настройте права доступа на закладке «Доступ».

6.К распоряжению добавьте приложения, например, положение и регламент, если это необходимо. Можно создать одно приложение или загрузить несколько одновременно. Для этого на панели действий в выпадающем списке Связи выберите пункт Создать приложение или Добавить приложения соответственно.

7.Отредактируйте содержимое документа. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Редактировать.

8.Отправьте документ на согласование по регламенту.

СОВЕТ. Если необходимо предварительно согласовать распоряжение с кем-то из сотрудников, то отправьте его задачей на свободное согласование.

После согласования и подписания распоряжения в карточке документа можно посмотреть информацию о подписывающем в поле Подписал и основание для подписания.

СМ. ТАКЖЕ

Создание распоряжения

Создание распоряжения