Архив обеспечивает надежное хранение всех финансово-хозяйственных и договорных документов организации в одном месте. Позволяет быстро находить необходимые документы, упрощает подготовку к налоговым и аудиторским проверкам.

Для формирования полного архива документов организации в систему заносятся электронные документы и скан-копии бумажных экземпляров: накладные, акты, выставленные и полученные счета-фактуры, универсальные передаточные документы, договоры и прочие документы.

Документы, которыми наша организация обменивается с контрагентами через сервисы обмена, заносятся в архив автоматически:

•при поступлении от контрагентов;

•после отправки контрагентам документов, которые выставлены нашей организацией в учетной системе и отправлены через интеграционное решение сервиса обмена;

•при создании в Directum RX актов выполненных работ и договорных документов.

Скан-копии бумажных экземпляров документов заносятся в архив автоматически, если есть лицензия на интеллектуальные функции, или вручную:

•при поступлении от контрагентов;

•при выставлении контрагентам бумажных экземпляров документов, по которым не требуется подписание;

•после подписания контрагентом и возврата выставленных нашей организацией бумажных экземпляров документов, по которым требуется подписание.

Заносите скан-копии бумажных экземпляров в форматах PDF, JPG, JPEG, TIF, TIFF, PNG, BMP, которые принимает ФНС при налоговых проверках:

• При интеллектуальной обработке документы автоматически преобразуются в формат PDF. Подробнее о порядке обработки документов с помощью интеллектуальных возможностей системы см раздел «Обработка входящего документа».

•При ручном занесении документа со сканера можно выбрать формат PDF. Для занесения документа в другом формате отсканируйте его, сохраните локально, а затем импортируйте в систему.

Далее приведены схемы формирования архива без учета внутреннего согласования документов и отражения операций по документам в бухгалтерском и налоговом учете организации.

Занесение поступивших документов в архив

Документы, которые поступают от контрагентов через сервисы обмена, заносятся в архив автоматически при синхронизации данных сервиса обмена и Directum RX:

Примечание. Ответственный за абонентский ящик нашей организации, на который поступил документ, и ответственный за обработку получают полные права на этот документ. Если документ поступил на абонентский ящик подразделения, то полные права на документ получает ответственный за ящик подразделения и ответственные за все вышестоящие ящики.

Чтобы обеспечить работу с поступившими документами в Directum RX ответственному за абонентский ящик нашей организации приходит задание. Он проверяет поступившие документы, дополняет информацию в карточках, при необходимости отправляет документы на дальнейшую обработку и отражение в бухгалтерском и налоговом учете организации.

Скан-копии бумажных экземпляров документов, которые поступают от контрагентов, например, по почте или с курьером, заносите в архив следующим образом:

Документы, по которым требуется подписание со стороны нашей организации, занесите в архив после подписания. Документы, по которым не требуется подписание, занесите в архив сразу после получения.

Занесение выставленных документов в архив

Документы, которые наша организация выставляет контрагентам, формируются в учетной системе или в Directum RX.

Электронные документы, отправленные контрагентам через сервис обмена, заносятся в архив следующим образом:

Для отправки контрагентам документов, сформированных в учетной системе, используйте интеграционное решение, которое предоставляет сервис обмена Диадок. В этом случае при синхронизации данных сервиса обмена и Directum RX документы автоматически заносятся архив, вне зависимости от того, требуется по ним подписание контрагентом или нет. Для обработки документов в системе ответственному за абонентский ящик нашей организации приходит задание. Он проверяет документы и дополняет информацию в их карточках.

Если по документам, отправленным через интеграционное решение сервиса обмена, требуется подписание контрагентом, то для обеспечения юридической значимости информация о подписании или об отказе в подписании контрагентом из сервиса обмена поступает в Directum RX.

Акты выполненных работ и договорные документы, сформированные в Directum RX, сразу попадают в архив. Далее документы отправляются контрагенту через сервис обмена. В дальнейшем информация о подписании или об отказе в подписании документа контрагентом из сервиса обмена поступает в Directum RX.

Бумажные экземпляры документов, которые отправлены контрагенту, например, по почте или с курьером, заносите в архив следующим образом:

Распечатайте сформированные документы и организуйте подписание со стороны нашей организации. После этого отправьте контрагенту:

•его бумажные экземпляры и экземпляры нашей организации, если требуется подписание документов контрагентом. После подписания всеми сторонами и возврата бумажных экземпляров нашей организации, отсканируйте документы и занесите в архив;

•только его бумажные экземпляры, если не требуется подписание документов контрагентом. Экземпляры нашей организации отсканируйте и занесите в архив. К таким документам относятся, например, выставленные счета-фактуры.

Подписанные бумажные документы заносятся в систему автоматически. Проверьте результаты интеллектуальной обработки и занесите документы в архив.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024