*Вид документа. Выбирается, если в системе настроены разные виды актов, например, акт выполненных работ (оказанных услуг), акт о приемке выполненных работ. Список доступных для выбора видов определяется администратором системы.

Договор, в рамках которого выполнены работы (оказаны услуги). Между документами установится связь, которая отобразится на закладке «Связи». Для выбора доступны все договорные документы, кроме аннулированных.

Совет. Чтобы быстро найти нужный документ, заполните контрагента или нашу организацию. После этого в поле Договор для выбора будут доступны только документы указанного контрагента или нашей организации.

Содержание. Краткая характеристика документа, которая отражает суть выполненных работ (оказанных услуг). Введенное значение используется в имени документа. Укажите, например, «Предоставление консультационных услуг», «Оказание услуг по ремонту и обслуживанию компьютерной техники».

Рубрика и Подрубрика. Категория, к которой относится документ в соответствии с его содержанием. Список для выбора определяется администратором системы. Из карточки рубрики можно найти все документы по нужной тематике. По умолчанию поля не отображаются. При необходимости попросите аналитика добавить их на форму с помощью редактора форм.

Номер заказа по договору. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика сделать его видимым в редакторе форм.

*Контрагент. Исполнитель или заказчик работ, с которым наша организация заключила сделку. Выбирается из справочников «Организации», «Персоны» и «Банки».

Подписал. Сотрудник организации-контрагента, который уполномочен подписывать акт.

Если акт поступил из сервиса обмена, то поле заполняется автоматически контактом из внешней электронной подписи. Но если система не смогла определить контакт или нашла несколько подходящих контактов, то заполните поле вручную.

Совет. ФИО контакта можно посмотреть в поле Основание в скобках:

•Доверенность № <Единый рег. номер> (<ФИО контакта>) – если документ подписан сотрудником организации на основании электронной доверенности;

•Должностные обязанности (<ФИО контакта>) – если подписание документов входит в должностные обязанности сотрудника.

Например: «Доверенность № ec1f4496-e788-4abb-8692-21df79031581 (Белов Игорь Петрович)».

Контакт. Контактное лицо организации-контрагента, с которым можно связаться по вопросам о сделке.

Основание. Документ, на основании которого контрагент подписал акт. Заполняется автоматически:

•из карточки контакта, если документ импортирован в Directum RX и в карточке контактного лица заполнено поле Основание подписания;

•из внешней подписи контрагента, если документ поступил из сервиса обмена.

Если поле не заполнилось автоматически, сделайте это вручную: укажите наименование, номер и дату документа-основания со стороны контрагента. Например, «Доверенность №1 от 10.01.2022».

*Наша орг. Наименование нашей организации, которая участвует в сделке.

Подразделение, в котором выставлен документ, либо подразделение, ответственное за обработку поступившего документа.

Примечание. Наименование нашей организации и подразделение заполняются автоматически согласно персональным настройкам или настройкам системы.

Подписал. Сотрудник нашей организации, который уполномочен подписывать акт.

Ответственный. Сотрудник нашей организации, с которым можно связаться по вопросам о сделке.

Основание. Право подписи, по которому накладная подписывается со стороны нашей организации. Заполняется автоматически с учетом приоритета права подписи, если указан подписывающий.

Общая сумма выполненных работ (оказанных услуг) с НДС, которая указана в документе.

Валюта, в которой указана сумма. Если документ поступил из сервиса обмена, и поле Валюта не заполнилось автоматически, значит в соответствующем справочнике нет записи для данной валюты. Обратитесь к администратору для настройки справочника.

Ставка НДС, применимая к документу. Для выбора доступны значения из справочника «Ставки НДС».

Сумма НДС. Вычисляется автоматически, если указана общая сумма и выбрана ставка НДС. При необходимости поле можно заполнить вручную.

Сумма без НДС. Разница между общей суммой и суммой НДС. Вычисляется автоматически, если указаны обе суммы. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Примечание. Дополнительная информация о сделке и особенностях оформления документа. Например, «Акт подписан с учетом акта об установленном расхождении по количеству и качеству».

ИД внешней системы. Идентификатор документа во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Дело, в которое помещен документ.

Дата помещения документа в дело.

Количество листов в бумажном экземпляре документа.

Место хранения бумажного экземпляра документа, например, номер тома.

Количество листов приложений к документу в бумажном виде. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Акты выполненных работ (оказанных услуг, приема-сдачи работ), которыми наша организация обменивается с контрагентами через сервисы обмена, заносятся в систему автоматически. Для их обработки в системе ответственному за абонентский ящик нашей организации придет задание. При поступлении документов проверьте полноту и корректность заполнения полей в карточках документов.

Примечание. Документы о передаче результатов работ (ДПРР) из сервисов обмена заносятся в систему как документы с типом «Акт выполненных работ».

Скан-копии бумажных экземпляров актов выполненных работ (оказанных услуг, приема-сдачи работ), которые выставлены от имени нашей организации или получены от контрагентов, заносятся в систему после подписания документа обеими сторонами.

Подписанные скан-копии заносятся в систему автоматически. Проверьте результаты интеллектуальной обработки и зарегистрируйте документы при необходимости. Подробнее о порядке обработки документов с помощью интеллектуальных возможностей системы см раздел «Обработка входящего документа».

Чтобы занести в систему скан-копию бумажного экземпляра вручную:

1.Создайте карточку акта выполненных работ и заполните поля.

Совет. Для корректного заполнения полей воспользуйтесь бумажным экземпляром документа.

2.Отсканируйте бумажный экземпляр документа. Для этого в карточке акта нажмите на кнопку Создать со сканера.

3.Присвойте документу номер и дату, которые указаны в бумажном экземпляре. Для этого в карточке акта на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Присвоить номер.

4.В группе полей «Жизненный цикл» укажите, что документ действующий и подписан обеими сторонами:

Акты выполненных работ (оказанных услуг, приема-сдачи работ) могут создаваться в системе от имени нашей организации, например, чтобы перед отправкой контрагенту согласовать акт внутри организации. Также акты в электронном виде могут поступать от контрагентов, например, по электронной почте.

Чтобы создать в системе акт выполненных работ:

1.Создайте карточку акта выполненных работ и заполните поля.

2.Создайте содержимое документа:

•из шаблона, если акт оформляется в нашей организации. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из шаблона. В открывшемся окне выберите, например, шаблон акта выполненных работ. Рекомендуется использовать шаблоны с автозаполнением, чтобы в содержимое документа автоматически подставились данные из карточки. Это сокращает время на подготовку документа и уменьшает вероятность возникновения ошибок.

Совет. Если шаблон не соответствует форме документа, которая утверждена в организации, или для него не настроено автозаполнение, обратитесь к администратору системы.

•из файла, если акт поступил от контрагента. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из файла и укажите необходимый файл.

3.Настройте права доступа на документ.

4.Если заносится документ, поступивший от контрагента, то присвойте ему номер и дату, которые указал контрагент. Если акт оформляется в нашей организации, то присвойте документу собственный номер.

Примечание. Если в системе настроена автоматическая нумерация актов, то в карточке появится соответствующая подсказка. При сохранении карточки акту будет присвоен номер, в качестве даты документа будет указана текущая дата.

5.Если содержимое акта выполненных работ создано из шаблона, отредактируйте его. Для этого нажмите на кнопку Редактировать.

Создание документов

Список «Финансовые документы»

Типы документов

Финансово-хозяйственные документы в формате XML

Договоры, счета на оплату, письма и прочие документы

Заполнение информации покупателя в документе формата акта выполненных работ

Заполнение информации покупателя в документе формата ДПРР

Импорт документов