*Вид документа. Назначение универсального передаточного документа. Если документ выполняет функцию:

•первичного учетного документа, то выберите «Документ об отгрузке товаров (выполнении работ)»;

•счета-фактуры и первичного учетного документа, то выберите «Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ)».

Совет. Назначение бумажного экземпляра универсального передаточного документа можно определить по значению, которое указано в реквизите «Статус». Если указано значение «1», значит документ выполняет функцию счета-фактуры и первичного документа, если значение «2» – функцию первичного документа:

Договор, в рамках которого поставлены товары (выполнены работы). Между документами установится связь, которая отобразится на закладке «Связи». Для выбора доступны все договорные документы, кроме аннулированных.

Совет. Чтобы быстро найти нужный документ, заполните контрагента или нашу организацию. После этого в поле Договор для выбора будут доступны только документы указанного контрагента или нашей организации.

Содержание. Краткая характеристика документа, которая отражает суть сделки. Введенное значение используется в имени документа. Укажите, например, «Поставка радиоэлектронной аппаратуры», «Приемка оказанных консультационных услуг».

Рубрика и Подрубрика. Категория, к которой относится документ в соответствии с его содержанием. Список для выбора определяется администратором системы. Из карточки рубрики можно найти все документы по нужной тематике. По умолчанию поля не отображаются. При необходимости попросите аналитика добавить их на форму с помощью редактора форм.

Номер заказа по договору. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика сделать его видимым в редакторе форм.

*Контрагент. Продавец или покупатель, с которым наша организация заключила сделку. Выбирается из справочников «Организации», «Персоны» и «Банки».

Подписал. Сотрудник организации-контрагента, который уполномочен подписывать УПД.

Если УПД поступил из сервиса обмена, то поле заполняется автоматически контактом из внешней электронной подписи. Но если система не смогла определить контакт или нашла несколько подходящих контактов, то заполните поле вручную.

Совет. ФИО контакта можно посмотреть в поле Основание в скобках:

•Доверенность № <Единый рег. номер> (<ФИО контакта>) – если документ подписан сотрудником организации на основании электронной доверенности;

•Должностные обязанности (<ФИО контакта>) – если подписание документов входит в должностные обязанности сотрудника.

Например: «Доверенность № ec1f4496-e788-4abb-8692-21df79031581 (Белов Игорь Петрович)».

Контакт. Контактное лицо организации-контрагента, с которым можно связаться по вопросам о сделке.

Основание. Документ, на основании которого контрагент подписал УПД. Заполняется автоматически:

•из карточки контакта, если документ импортирован в Directum RX и в карточке контактного лица заполнено поле Основание подписания;

•из внешней подписи контрагента, если документ поступил из сервиса обмена.

Если поле не заполнилось автоматически, сделайте это вручную: укажите наименование, номер и дату документа-основания со стороны контрагента. Например, «Доверенность №1 от 10.01.2022».

*Наша орг. Наименование нашей организации, которая участвует в сделке.

Подразделение, в котором выставлен документ, либо ответственное за обработку поступившего документа.

Примечание. Наименование нашей организации и подразделение заполняются автоматически согласно персональным настройкам или настройкам системы.

Подписал. Сотрудник нашей организации, который уполномочен подписывать УПД.

Ответственный. Сотрудник нашей организации, с которым можно связаться по вопросам о сделке.

Основание. Право подписи, по которому УПД подписывается со стороны нашей организации. Заполняется автоматически с учетом приоритета права подписи, если указан подписывающий.

Сумма c НДС, указанная в документе. Например, сумма отгруженных товаров в универсальном передаточном документе с функцией товарной накладной и счета-фактуры.

Валюта, в которой указана сумма. Если документ поступил из сервиса обмена, и поле Валюта не заполнилось автоматически, значит в соответствующем справочнике нет записи для данной валюты. Обратитесь к администратору для настройки справочника.

Ставка НДС, применимая к документу. Для выбора доступны значения из справочника «Ставки НДС».

Сумма НДС. Вычисляется автоматически, если указана общая сумма и выбрана ставка НДС. При необходимости поле можно заполнить вручную.

Сумма без НДС. Разница между общей суммой и суммой НДС. Вычисляется автоматически, если указаны обе суммы. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Примечание. Дополнительная информация о сделке и особенностях оформления документа. Например, «Документ подписан с учетом акта об установленном расхождении по количеству и качеству».

ИД внешней системы. Идентификатор документа во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Дело, в которое помещен документ.

Дата помещения документа в дело.

Количество листов в бумажном экземпляре документа.

Место хранения бумажного экземпляра документа, например, номер тома.

Количество листов приложений к документу в бумажном виде. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

УПД, которыми наша организация обменивается с контрагентами через сервисы обмена, заносятся в систему автоматически. Для их обработки в системе ответственному за абонентский ящик нашей организации придет задание. При поступлении документов проверьте полноту и корректность заполнения полей в карточках документов.

Скан-копии бумажных экземпляров УПД (с функцией первичного учетного документа или с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа), которые выставлены от имени нашей организации или получены от контрагентов, заносятся в систему после подписания документа обеими сторонами.

Подписанные скан-копии заносятся в систему автоматически. Проверьте результаты интеллектуальной обработки и зарегистрируйте документы при необходимости. Подробнее о порядке обработки документов с помощью интеллектуальных возможностей системы см раздел «Обработка входящего документа».

Чтобы занести в систему скан-копию бумажного экземпляра вручную:

1.Создайте карточку универсального передаточного документа и заполните поля.

Совет. Для корректного заполнения полей воспользуйтесь бумажным экземпляром документа.

2.Отсканируйте бумажный экземпляр документа. Для этого в карточке универсального передаточного документа нажмите на кнопку Создать со сканера.

3.Присвойте документу номер и дату, которые указаны в бумажном экземпляре документа. Для этого в карточке универсального передаточного документа на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Присвоить номер.

4.В группе полей «Жизненный цикл» укажите, что документ действующий и подписан обеими сторонами:

Корректировка УПД

Исправление УПД

Создание документов

Список «Финансовые документы»

Финансово-хозяйственные документы в формате XML

Заполнение информации покупателя (заказчика) в документе формата УПД

Импорт документов