Сотрудник подготавливает проект документа. При необходимости резервирует или присваивает номер документу. Затем отправляет документ задачей на согласование по регламенту.

Руководителю инициатора задачи на согласование по регламенту придет задание, в рамках которого он:

•просматривает документ, оставляет комментарии в тексте задания;

•проверяет и при необходимости корректирует подписывающего и список дополнительных согласующих, если в регламенте есть соответствующие этапы согласования;

•выполняет задание с результатом Согласовать или На доработку.

Задания на этапе придут обязательным и дополнительным согласующим и одновременно или последовательно, в зависимости от настроек в соответствующем этапе согласования.

При получении заданий согласующие:

•знакомятся с содержанием документа и проверяют его корректность;

•оставляют комментарии в тексте задания;

•выполняют задание с результатом Согласовать или На доработку.

После согласования документа формируется задание на печать и передачу на подпись. Задание отправляется сотруднику, ответственному за печать. Он распечатывает все необходимые документы и относит их подписывающему. После этого выполняет задание.

Согласно регламенту документ может быть подписан следующим образом:

•на документ ставится ЭП в системе и подписывается бумажный экземпляр документа. В этом случае подписывающему придет задание на подписание документа. Он проверяет документ, при необходимости подписывает бумажный экземпляр и выполняет задание с одним из результатов: Подписать, На доработку или Отказать;

•подписывается бумажный экземпляр документа. В этом случае помощнику подписывающего в системе придет задание на подтверждение подписания документа. Он выполняет задание в соответствии с решением подписывающего.

Если по регламенту документ подлежит регистрации, то ответственному за регистрацию придет задание на регистрацию документа. Он регистрирует документ и выполняет задание.

Если по документу необходимо выполнить какие-либо работы, то ответственному сотруднику придет задание на создание поручений. В зависимости от состава работ по документу ответственный:

•создает поручение для одного или нескольких исполнителей. Подробнее см. раздел «Поручения»;

•отправляет документ задачей на ознакомление сотрудникам организации. Подробнее см. раздел «Ознакомление с организационно-распорядительными документами».