Сотрудник создает служебную записку в системе, при необходимости резервирует или присваивает ей номер. Затем отправляет задачей на согласование по регламенту.

Руководителю инициатора задачи на согласование по регламенту придет задание, в рамках которого он:

•проверяет корректность и обоснованность служебной записки, оставляет комментарии в тексте задания;

•проверяет и при необходимости корректирует подписывающего, адресата и список дополнительных согласующих, если в регламенте есть соответствующие этапы согласования;

•выполняет задание с результатом Согласовать или На доработку.

Задания на этапе придут обязательным и дополнительным согласующим и одновременно или последовательно, в зависимости от настроек в соответствующем этапе согласования.

При получении заданий согласующие:

•знакомятся с содержанием служебной записки и проверяют ее корректность;

•оставляют комментарии в тексте задания;

•выполняют задание с результатом Согласовать или На доработку.

После согласования служебной записки формируется задание на печать и передачу на подпись. Задание отправляется сотруднику, ответственному за печать. Он распечатывает все необходимые документы и относит их подписывающему. После этого выполняет задание.

Согласно регламенту служебная записка может быть подписана следующим образом:

•на документ ставится ЭП в системе и подписывается бумажный экземпляр документа. В этом случае, подписывающему придет задание на подписание документа. Он проверяет служебную записку, при необходимости подписывает бумажный экземпляр и выполняет задание с одним из результатов: Подписать, На доработку или Отказать;

•подписывается бумажный экземпляр документа. В этом случае в системе помощнику подписывающего придет задание на подтверждение подписания документа. Он выполняет задание в соответствии с решением подписывающего.

Если по регламенту служебная записка подлежит регистрации, ответственному за регистрацию придет задание на регистрацию документа. Делопроизводитель регистрирует документ и выполняет задание.

При рассмотрении служебной записки в электронном виде одним или несколькими адресатами, каждому из них придет задание на рассмотрение документа.

Если служебная записка поступила одному адресату, то после ознакомления он может:

•принять документ к сведению;

•вынести резолюцию по исполнению документа. Если в правиле согласования после этапа рассмотрения есть этап типа «Создание поручений по документу», помощнику адресата придет задание на создание поручений;

•создать поручения для исполнения самостоятельно;

•отправить документ на доработку, если возникли вопросы или необходимо доработать документ;

•отказать в продолжении работ по документу.

Если адресат рассматривает документ в бумажном виде, то его помощнику придет задание на обработку резолюции. После рассмотрения адресатом помощник выполняет задание в соответствии с принятым решением.

Если служебная записка поступила нескольким адресатам, то после ознакомления они могут принять документ к сведению, самостоятельно создать поручения для исполнения или вынести резолюцию. После вынесения резолюции адресатом инициатору придет задание на создание поручений.

При рассмотрении многоадресной служебной записки помощникам адресатов приходит задание на подготовку проекта резолюции. После этого адресату приходит задание на рассмотрение проекта резолюции.

Если при рассмотрении служебной записки адресат вынес резолюцию, то помощнику адресата приходит задание на создание поручений.

Помощник создает поручение для одного или нескольких исполнителей. В зависимости от состава работ создается простое и составное поручение.

При указании нескольких исполнителей назначается ответственный, который контролирует выполнение работ соисполнителей.

Также поручение может быть поставлено на контроль. При этом для него указывается контролер.

Ответственный исполнитель выполняет работы по поручению и дополнительно может:

•перепоручить часть работ другому сотруднику. Для этого создается подчиненное поручение;

•запросить продление срока поручения и предложить новый.

Контролер отслеживает процесс исполнения поручений по служебной записке. Для этого он, например, запрашивает отчет о состоянии исполнения поручения или использует список поручений.

При проверке работ контролер принимает или отправляет на доработку выполненные работы.