Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Процесс и схема исполнения поручения

СОВЕТ. Перед настройкой процесса рассмотрения рекомендуется ознакомиться с разделом «Настройка схем бизнес-процессов».

В разделе представлен стандартный процесс исполнения сотрудниками определенного перечня работ, выданных по приказу или распоряжению, по решению совещания, по резолюции на входящий документ или служебную записку, а также устно по указанию руководства. Процесс включает этапы контроля за исполнением поручений и приемки работ.

В зависимости от количества исполнителей можно создать поручения:

•Простые – с одним исполнителем. В таком поручении можно указать контролера, который принимает итоговые результаты. Для совместной работы над поручением могут назначаться соисполнители. При этом если для исполнителя задание формируется из основной задачи, то для соисполнителей создаются подзадачи, где автором и контролером является сам исполнитель;

•Составные – с несколькими равноправными исполнителями. За каждый пункт поручения отвечает назначенный исполнитель. Пункт поручения может иметь свой срок и индивидуальное описание работ. Для совместной работы назначаются соисполнители, а для приемки результатов работ по каждому пункту – свой контролер. Для всех исполнителей задания формируются в виде подзадач.

Для каждого типа поручения существует своя схема варианта процесса.

Стандартная схема варианта процесса «Простое поручение»:

Стандартная схема варианта процесса «Составное поручение»:

При старте процесса система проверят, каким образом создается поручение. Если оно создается в ходе рассмотрения документа или согласования по регламенту, то система дожидается выполнения ведущих заданий и только потом создает задачу на исполнение поручения. Если поручение создается по протоколу совещания или другим способом, то задача формируется сразу.

Всем участникам работ по поручению выдаются права на задачу, а также на просмотр всех вложенных в нее документов. Если у автора есть права на изменение вложенных документов, то такой же тип прав назначается для контролера.

Всем сотрудникам, кто указан в поручении в поле Копия, отправляется уведомление о начале исполнения поручения. Контролеру – уведомление о том, что его назначили ответственным за приемку работ. При этом уведомление приходит только:

•контролеру простого поручения, если он не является автором и инициатором задачи;

•общему контролеру составного поручения, если он также не является автором и инициатором;

•контролерам пунктов составного поручения, если они не совпадают с общим контролером.

В остальных случаях уведомление не отправляется.

Затем система отправляет задание исполнителю и соисполнителям, если они указаны в задаче. Дальнейший порядок выполнения процесса зависит от того, какое поручение сформировано: простое или составное.

Если для исполнителя поручения настроен виртуальный помощник, то в карточке задания на исполнение формируется проект подчиненного поручения. Чтобы делегировать работы, остается только проверить его на корректность и отправить. Если же планируется самостоятельное выполнение, проект подчиненного поручения можно удалить или проигнорировать.

На любом этапе исполнения поручения его можно скорректировать: изменить исполнителя, соисполнителей, сроки заданий для них, а также изменить контролера.

После того как исполнитель выполняет поручение, отправляются:

•уведомление исполнителю о приемке работ, если исполнитель не является контролером;

•уведомление инициатору поручения об исполнении, если инициатор и исполнитель различаются;

•уведомление инициатору составного поручения об исполнении, если инициатор не исполнитель и не контролер.

При прекращении задачи на исполнение поручения контролер, автор или его помощник указывают причину. Таким образом прекращаются все подзадачи и отправляются уведомления всем участникам работ по поручению.

Свойства задачи

Свойство	Описание
Автоматически выполнить мое задание после выполнения подчиненного поручения	Признак, что ведущее задание по поручению выполняется автоматически после выполнения подчиненного поручения. Если подчиненных поручений несколько, то ведущее задание выполняется после завершения их всех
Без срока	Признак, что поручение отправляется на исполнение без срока. Свойство актуально, если в настройках модуля установлен флажок Разрешить отправлять поручения без срока
Входит в проект резолюции	Признак, что поручение создано по заданию на подготовку проекта резолюции
Выдал	Сотрудник, который выдал поручение или от имени которого оно выдано
Документы, добавленные в группу «Приложения»	Документы, добавленные сотрудником вручную в группу вложений «Приложения» карточки поручения
Документы, удаленные из группы «Приложения»	Документы, удаленные сотрудником вручную из группы вложений «Приложения» карточки поручения
Идентификатор процесса корректировки	Уникальный идентификатор (GUID) процесса корректировки поручения. После завершения корректировки значение свойства очищается
Исполнитель	Сотрудник, ответственный за исполнение работ по поручению
Комментарий к отчету	Результат работы исполнителя, который он заполняет перед выполнением задания на исполнение поручения. Текст комментария автоматически добавляется в отчет о проделанной работе
Контролер	Контролер по поручению
Копия	Список сотрудников, которым отправляются уведомления о старте и прекращении задачи на исполнение поручения
На контроле	Признак, что для поручения требуется контроль исполнения работ
Общий срок	Общий срок для всех пунктов составного поручения
Отчет	Текст отчета о проделанной работе, который заполняется при выполнении задания на исполнение поручения
Ожидать завершение родительского задания	Признак, что задача на исполнение поручения создана при выполнении ведущего задания. Например, задания на подписание или рассмотрение документа
Поручение	Текст поручения
Причина прекращения	Причина, которую указывает контролер, автор или его помощник при прекращении задачи на исполнение поручения. Отображается в уведомлении о прекращении работ для всех участников из карточки поручения
Пункты поручения	Список пунктов составного поручения
Соисполнители	Список соисполнителей по пункту поручения
Соисполнители в пунктах поручения	Список ссылок на соисполнителей пунктов поручения. Из этого списка заполняется свойство Соисполнители
Составное поручение	Признак, что поручение составное
Срок	Дата и время, к которым исполнителю нужно выполнить поручение. Срок задает автор поручения
Срок	Дата и время, к которым соисполнителям нужно выполнить пункт поручения. Срок задает автор поручения
Тип поручения	Свойство, в котором хранятся типы поручений: Простое, Составное, Соисполнителю
Факт. дата	Фактическая дата исполнения поручения

Группы вложений задачи

Группа вложений	Описание
Документ для исполнения	Документ, по которому нужно выполнить поручение. Автоматически добавляется в группу вложений «Документ для исполнения»
Приложения	Документы, связанные с основным документом для исполнения. Добавляются в группу вложений «Приложения» автоматически, а также вручную сотрудником
Дополнительно	Документы, задачи, записи справочников и другие объекты, добавленные участниками работ по поручению в группу вложений «Дополнительно»
Результаты исполнения	Документы, добавленные исполнителем вручную в группу вложений «Результаты исполнения»
Проект подчиненного поручения	Черновик задачи на исполнение поручения, который автоматически формируется, если у сотрудника настроен виртуальный помощник

Функции задачи

Функция	Описание
Отправлены задачи всем соисполнителям	Ожидает, когда всем соисполнителям будут отправлены подзадачи на исполнение работ по поручению. После этого процесс переходит к этапу исполнения
Созданы задачи по всем пунктам поручения	Ожидает, что для исполнителей будут созданы подзадачи по каждому пункту поручения. После этого процесс переходит к этапу исполнения
Срок приемки по умолчанию	Вычисляет срок задания на приемку работ контролером. Для расчета срока используется настройка Срок приемки модуля «Делопроизводства»
Тема задания на исполнение поручения	Тема по умолчанию для задания на исполнение поручения. Задается в формате: «Исполните: "<Текст поручения>" по <Документ для исполнения>» Если задание пришло соисполнителю, то тема задается в формате: «>>Исполните: "<Текст поручения>" по <Документ для исполнения>»
Тема задания на приемку работ контролером	Тема по умолчанию для задания на приемку работ. Задается в формате: «Примите работы: "<Текст поручения>" по <Документ для исполнения>» Если задание пришло контролеру работ соисполнителя, то тема задается в формате: «>>Примите работы: "<Текст поручения>" по <Документ для исполнения>»
Тема уведомления о назначении контролером	Тема по умолчанию для уведомления контролеру. Задается в формате: «Вы назначены контролером: "<Текст поручения>" по <Документ для исполнения>»
Тема уведомления о результатах исполнения	Тема по умолчанию для уведомления о результатах исполнения работ по поручению. Задается в формате: •если в задаче указан контролер, то тема имеет вид: «Приняты работы: <Текст поручения> по <Документ для исполнения>»; •в остальных случаях тема имеет вид: «Выполнено поручение, исполнитель <ФИО>: <Текст поручения> по <Документ для исполнения>»
Тема уведомления о начале исполнения поручения	Тема по умолчанию для уведомления о создании поручения. Задается в формате: «Начаты работы: <Тип поручения> "<Текст поручения>" по <Документ для исполнения>»
Виртуальный помощник готовит проект подчиненного поручения?	Признак, что у исполнителя отправленного поручения настроен виртуальный помощник

Блоки задачи

Блок	Описание
	Блок типа «Мониторинг». Если поручение создается в ходе задачи на согласование по регламенту или на рассмотрение документа, то блок дожидается, когда выполнится ведущее задание. По умолчанию проверка выполняется каждые 10 минут и разово после завершения ведущего задания. После этого процесс переходит к следующему блоку
	Блок типа «Скрипт». Блок назначает права на просмотр документов из групп вложений «Документ для исполнения», «Приложения» и «Результаты выполнения»: •инициатору задачи на исполнение поручения и сотруднику, указанному в карточке поручения в поле Выдал (автор поручения); •сотрудникам, указанным в карточке поручения в поле Копия; •исполнителю и соисполнителям, если поручение простое; •исполнителям и соисполнителям пунктов составного поручения, если поручение составное. Контролеру назначаются такие же права, как у автора, но не выше прав на изменение. Также блок назначает права на изменение задачи: •инициатору, автору и контролеру по поручению; •участникам группы регистрации по основному документу для исполнения; •участникам ведущих задач, от которых было сформировано поручение: Если поручение создано из другого поручения – инициатору, автору и контролеру. Если поручение создано из задачи на рассмотрение документа или согласование по регламенту – инициатору и автору
	Блок типа «Задание». В блоке создается и отправляется задание на исполнение поручения. Исполнителю доступен один результат выполнения – «Выполнить». Если у поручения есть невыполненные подчиненные поручения, то при выполнении задания система предложит их прекратить. Исполнитель может удалить ссылку на документ из группы вложений «Результаты исполнения» после того, как задание вернулось на доработку от контролера. ПРИМЕЧАНИЕ. Результат выполнения «Переадресовать» недоступен в карточке задания. У блока есть собственное свойство для настройки – Назначить права по умолчанию. Если флажок установлен, то при отправке задания исполнителю работ по поручению выдаются права на просмотр всех документов, вложенных в задание
	Блок типа «Мониторинг». В простых поручениях с соисполнителями блок дожидается: •создания задания основному исполнителю; •создания задания контролеру, если поручение скорректировано; •полного завершения работ по поручению. По умолчанию проверка выполняется каждые 10 минут. После этого процесс переходит к следующему блоку
	Блок типа «Задача». Используется в варианте процесса «Простое поручение». Создает задачи на исполнение подчиненных поручений для всех соисполнителей по схеме процесса «Простое поручение». Общее количество соисполнителей не должно превышать 250. Контролером по задачам назначается основной исполнитель
	Блок типа «Задание». В блоке создается и отправляется задание на приемку работ по поручению. Оно создается, если в поручении установлен флажок На контроле. Возможные результаты выполнения контролером: •принять работы по поручению •отправить на доработку; ПРИМЕЧАНИЕ. Результат выполнения «Переадресовать» недоступен в карточке задания. У блока есть собственное свойство для настройки – Назначить права по умолчанию. Если флажок установлен, то при отправке задания сотрудникам назначаются права на просмотр вложений: •инициатору задачи на исполнение поручения и сотруднику, указанному в карточке поручения в поле Выдал (автор поручения); •сотрудникам, указанным в карточке поручения в поле Копия; Контролеру назначаются такие же права, как у автора, но не выше прав на изменение. Права на задачу повторно не выдаются
	Блок типа «Скрипт». После исполнения работ по простому поручению блок: •меняет свойство задачи Состояние на «Исполнено»; •в карточке документа из группы вложений «Документ для исполнения» заполняет поля Исполнение и Контроль исполнения; •добавляет в ведущее задание на исполнение поручения документы из группы вложений «Результаты исполнения»; •если исполнитель передавал часть своих работ через подчиненные поручения, выполняет ведущее поручение. При этом оно выполняется, если в карточке подчиненного поручения установлен флажок Автоматически выполнить мое задание после выполнения подчиненного поручения и все подчиненные поручения завершены
	Блок типа «Задача». Используется в варианте процесса «Составное поручение». Создает задачи всем исполнителям пунктов составного поручения по схеме процесса «Простое поручение»
	Блок типа «Мониторинг». Используется только в варианте процесса «Составное поручение». Блок дожидается, когда исполнители выполнят все пункты составного поручения. По умолчанию проверка выполняется каждые 8 часов и разово после выполнения каждого пункта поручения. После этого процесс завершается
	Блок типа «Мониторинг». Если у исполнителя поручения настроен виртуальный помощник, блок запускает асинхронный обработчик. Он отправляет документ для исполнения на классификацию в сервисы Directum Ario для определения исполнителя подчиненного поручения. Затем дожидается изменения статуса обработки задачи по классификации документа и создает запись справочника Результат обработки документа для исполнения. По умолчанию проверка выполняется каждую минуту в течение 1 часа. Если за это время статус обработки не меняется, процесс переходит к следующему блоку
	Блок типа «Скрипт». Блок создает черновик подчиненного поручения и заполняет в нем: •важность и срок исполнения из свойств текущей задачи; •флажок На контроле и контролера, а также флажок Автоматически выполнить мое задание после выполнения подчиненного поручения в зависимости от персональных настроек исполнителя; •исполнителя в результате классификации сервисами Directum Ario документа для исполнения на предыдущем блоке с учетом границы доверия классификации; •отправителя исполнителем текущей задачи; •текст задачи значением: «В работу». Черновик создается в группе вложений «Проект подчиненного поручения» текущей задачи. Затем блок сохраняет ИД созданного черновика задачи на исполнение поручения в справочник Результат обработки документа для исполнения
	Блок типа «Скрипт». Блок удаляет из вложений задачи на исполнение поручения в состоянии Черновик. Это нужно, чтобы в основном поручении оставались только актуальные вложения.

СМ. ТАКЖЕ